Tabellenkategorien prozessorientiert nutzen orgaMAX-Praxistipp

Kennen Sie die vielseitig nutzbaren Tabellenkategorien? Wenn nicht, lohnt sich ein Blick auf die praktische „Textmarker“-Funktion für orgaMAX-Listen. Auf den ersten Blick bieten sich die Tabellenkategorien an, um bestimmte Stamm-Datensätze farblich hervorzuheben. Auf diese Weise sehen Sie und Ihre Mitarbeiter sofort ...

bei welchen Kunden es sich zum Beispiel um Groß- oder Stammkunden, Behörden-, Geschäfts- oder Privatkunden handelt
welche Artikel selbst produziert wurden oder zugekauft sind oder auch
welche Lieferanten zu bevorzugen sind - etwa, weil mit ihnen besondere Vereinbarungen getroffen wurden

Soweit – so unspektakulär. Doch Sie können den smarten Tabellen-Textmarker auch „prozessorientiert“ in Vorgangslisten verwenden:

Innerbetriebliche Prozessketten visualisieren

Angenommen, Sie möchten auf den ersten Blick erkennen, welche laufenden Aufträge gerade in der ...

Arbeitsvorbereitung,
Produktion,
Qualitätssicherung,
Versand-Abteilung und
Abrechnung sind oder sich in der
Reklamation befinden

Dann können Sie diese Bearbeitungs-Phasen als Tabellenkategorien festlegen und Ihren Aufträgen den jeweiligen Status per Mausklick zuordnen. Auf diese Weise wissen die zuständigen Mitarbeiter jederzeit, welche Vorgänge aktuell in ihren Zuständigkeitsbereich fallen:

Auch bei Kunden-Nachfragen ist sofort klar, wie weit die Auftragsbearbeitung fortgeschritten ist. Je nach Informationsbedarf lässt sich die Auftragsliste nach der Spalte „Tabellen-Kategorie“ filtern, sortieren und gruppieren.

Sobald ein Bearbeitungsschritt abgeschlossen ist, kann der Vorgang durch Änderung der Tabellen-Kategorie an die nächste Abteilung „weitergereicht“ werden.

Praxistipp: Falls die Spalte „Tabellen-Kategorie“ in Ihrer Auftragsliste nicht angezeigt wird, öffnen Sie die Spaltenauswahl-Liste („Anpassen“) über den Menüpunkt „Ansicht > definieren“. Von dort ziehen Sie das Feld „Tabellen-Kategorie“ per Drag & Drop in den Spaltenkopf:

Ausführlichere Informationen zum Thema „Spalten definieren“ finden Sie in der FAQ-Sammlung auf unserer Website.

Tabellen-Kategorien zuweisen

Um einem Datensatz eine bestimmte Auftrags-Kategorie zuzuweisen ...

wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Verkauf > Aufträge“
öffnen das Kontextmenü per Rechtsklick auf einen Vorgang und
wählen den passenden Bearbeitungs-Status aus:

Tipp: Mithilfe der Mehrfachauswahl lassen sich bei Bedarf auch mehrere Datensätze auf einmal einer anderen Kategorie zuordnen.

Tabellen-Kategorien festlegen

Falls Sie neue Kategorien anlegen oder vorhandene Einträge ändern wollen, können Sie direkt aus dem Kontextmenü heraus in die „Einstellungen Tabellen-Kategorien“ wechseln. Sie erreichen den Konfigurations-Dialog der „Tabellen-Kategorien“ aber auch über den Menüpunkt „Stammdaten > Meine Firma > Einstellungen“:

Hier können Sie Ihren Tabellen-Kategorien ...

passende Farben
aussagekräftige Beschriftungen sowie
Text-Hervorhebungen (fett, kursiv und / oder unterstrichen) zuweisen

Bitte beachten Sie: Die insgesamt 20 Tabellen-Textmarkierungen dienen nur der internen Information. Sie sind zudem nicht auf eine bestimmte Stammdaten- oder Vorgangslisten beschränkt. Sie können zum Beispiel ...

die Kategorien 1 bis 10 für die prozessorientierte Auftragssteuerung nutzen
mit den Kategorien 11 bis 15 bestimmte Kunden-Datensätze hervorheben und
die Kategorien 16 bis 20 für Artikel-Kennzeichnungen verwenden

Zwingend erforderlich ist die systematische Zuweisung von Kategorien nicht. Sie können den Tabellen-Textmarker auch punktuell verwenden, um im Einzelfall bestimmte Datensätze vorübergehend hervorzuheben.