Zusatzmodul Dokumente PRO Alles in bester Ordnung

Angebote, Aufträge, Rechnungen und andere interne Dokumente sind in orgaMAX von Haus aus gut sortiert, leicht wiederzufinden und vor Verlust geschützt. Dieser Komfort und diese Sicherheit stehen Ihnen jetzt auch für alle anderen Dokumentenarten zur Verfügung.

Ganz gleich, ob Bestellungen, Kalkulationen, Verträge, Rechnungen, Zahlungsbelege oder Bewerbungsschreiben: Mit dem neuen orgaMAX-Zusatzmodul Dokumente PRO sichern, verwalten und finden Sie elektronische Unterlagen aller Formate und Größe. Die praktische und vielseitig nutzbare Dokumenten-Datenbank erleichtert zudem die Einhaltung der GoBD- und DSGVO-Vorschriften.

Alle internen und externen Dokumente werden in einer separaten Dokumenten-Datenbank sicher abgelegt.
Die neue Dokumenten-Ablage lässt sich ganz bequem per Ziehen & Ablegen befüllen.
Die Zeitpunkte der Aufnahme und Aktualisierung von Dokumenten in die Datenbank werden automatisch protokolliert und angezeigt.
Jeder Dokumenten-Datensatz enthält eine Reihe von Metadaten (z. B. Datum, Dokumententyp, Sachbearbeiter, Anmerkungen). Über diese Beschreibungen greifen Sie schnell und gezielt auf einzelne Dokumente zu.
Alle internen und externen Dokumente sind vor unbefugten Zugriffen geschützt.
Die Zugriffsrechte einzelner Mitarbeiter können über die orgaMAX-Rechteverwaltung gezielt festgelegt werden.

Das Zusatzmodul Dokumente PRO tritt komplett an die Stelle der bisherigen orgaMAX-Dokumentenablage.

Komfortable Dokumenten-Übernahme
Bevor Sie das neue Dokumenten-Modul einsetzen, können Sie die bisher über das Windows-Dateisystem in orgaMAX eingebundenen externen Dokumente übernehmen:

Sie starten den Import über den Menüpunkt „orgaMAX > Dokumentenimport starten".
Die anschließende Datenübernahme erfolgt automatisch. Die Dauer des Vorgangs hängt von der Anzahl und Größe der zu importierenden Dateien ab.
Nach Abschluss des Imports verschwindet der Menüpunkt.

Wichtig:
Reine Verknüpfungen zu Dateien und Ordnern können aus Ihrer bisherigen orgaMAX-Dokumentenablage nicht in die neue Dokumenten-Ablage übernommen werden.
Dafür integriert der Importassistent aber die in der Vergangenheit mit orgaMAX erzeugten internen Dokumente in die neue Dokumenten-Datenbank. Dazu gehören insbesondere ...

alle Ausgangsrechnungen,
Mahnungen sowie
Kassen-Bons und andere Kassendokumente (Einlage- und Entnahmebelege, Z-Bons, Kassenberichte).

Um die Aufnahme interner orgaMAX-Vorgänge in die Dokumenten-Datenbank müssen Sie sich auch in Zukunft nicht kümmern. So werden zum Beispiel Ihre orgaMAX-Ausgangsrechnungen automatisch im PDF-Format in der Datenbank abgelegt.

Neue externe Dokumente hinzufügen
Beim Speichern externer Dokumente übernimmt orgaMAX eine Kopie der Ursprungsdatei in die interne Dokumenten-Datenbank. Das ursprüngliche Dokument bleibt im Windows-Dateisystem erhalten. Für das Dokumenten-Management von orgaMAX spielt es aber keine Rolle mehr!

Beim Speichern unterscheidet das Dokumenten-Management "Dokumente PRO“ anschließend zwischen ...

dem eigentlichen Dokument (z. B. einer PDF-, Word- oder Excel-Datei) und
dem von orgaMAX angelegten Dokumenten-Datensatz mit den Metadaten des Dokuments.

Die Aufnahme externer Dateien in die Dokumenten-Ablage lässt sich auf unterschiedlichen Wegen starten – zum Beispiel ...

über die Dokumentenübersicht im Arbeitsbereich „Office > Dokumente“ (per Mausklick auf die Schaltfläche „Neu F10“),

über die Registerkarte „Dokumente“ in den „Details“-Ansichten der Stamm- und Vorgangsdaten (per Mausklick auf die Schaltfläche „Neu F10“),

oder auch über die Stammdaten-Registerkarte „Dokumente“ (wiederum per Mausklick auf die Schaltfläche „Neu F10“):

In jedem Fall öffnet sich das Dialogfenster „Dokument“. Dort werden die Metadaten des Dokumenten-Datensatzes angezeigt, erfasst und bearbeitet.

Praxistipp:
Statt über den Button „Neu F10“ lässt sich die orgaMAX-Dokumentenablage auch direkt per Ziehen & Ablegen aus dem Windows-Explorer befüllen:

Das funktioniert sowohl in der Listenansicht „Office > Dokumente“ als auch in den Registerkarten „Dokumente“.

Bitte beachten Sie: Falls Sie gleich mehrere Dokumente hinzufügen, öffnet sich anschließend nacheinander für jede Datei ein separater Dokumenten-Datensatz.

Dokumenten-Datensätze
Dort sind die wichtigsten Metadaten bereits eingetragen (Dateiname, Dokumentendatum, Datum der Aufnahme in die Ablage). Weitere Angaben können Sie eigenhändig eintragen, darunter ...

die „Bezeichnung“ des Dokuments,
den „Hauptverweis“ (Stamm- oder Vorgangs-Datensatz, dem das Dokument zugeordnet werden soll),
den „Dokumententyp“ (z. B. Vertrag, Zahlungsbeleg, Zeugnis oder Vertrag),
den zuständigen „Sachbearbeiter“ und
eventuelle „Anmerkungen“.

Mit „OK F11“ schließen Sie die Aufnahme externer Dateien in die orgaMAX-Dokumentenablage ab.

Einmal speichern – überall finden!
Besonders praktisch: Durch smarte „Verknüpfungen“ kann ein und dasselbe Dokument gleichzeitig verknüpft werden mit dazugehörigen ...

Vorgängen (z. B. Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Lieferscheinen, Preisanfragen, Bestellungen, Eingangsrechnungen und Zahlungen),
den dazugehörigen Stammdaten (z. B. Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Artikeln und Artikel Bundles) sowie anderen
orgaMAX-Elementen (wie Verträgen, Projekten, Ereignissen und Aufgaben).

Viele Verknüpfungen erzeugt orgaMAX automatisch. Alle anderen können Sie über die Registerkarte „Verknüpfungen“ jederzeit dem betreffenden Dokument zuordnen:

Sie öffnen das Dokumenten-Register (1) „Verknüpfungen“,
klicken auf die Schaltfläche (2) „Neu“,
wechseln zum Register mit dem (3) orgaMAX-Inhalt, den Sie dem Dokument zuordnen wollen (z. B. Stamm- oder Vorgangsdaten, hier: „Aufgabe“),
markieren das betreffende orgaMAX-Element und
übernehmen die Verknüpfung mit „OK F11“ in den Dokumenten-Datensatz.

Die ewige Frage nach dem passenden Ablageort oder Speicherpfad ist damit endgültig vom Tisch. Ganz gleich auf welchem Weg ein Dokument in die Datenbank aufgenommen wird: Durch die smarten Verknüpfungen finden Sie es auf jeden Fall wieder!

Außerdem machen die cleveren Verknüpfungen missverständliche Dubletten überflüssig, verhindern redundanten Datenmüll und schonen wertvollen Speicherplatz.

Weiterführende Informationen

In der Video-Kurzvorstellung „Intelligentes Dokumentenmanagement“ können Sie am Beispiel einer Auftragsbestätigung nachvollziehen, wie die smarte Verknüpfungs-Kaskade zustande kommt.
im orgaMAX-Handbuch finden Sie ab Seite 511 eine ausführlichere Erläuterung des neuen Dokumenten-Managements.