Dokumenten-Management für Einsteiger orgaMAX Praxistipp

Kennen Sie die unscheinbare Registerkarte „Dokumente“, die Ihnen orgaMAX an vielen Stellen zur Verfügung stellt? Zum Beispiel in der Kunden-, Lieferanten- und Artikel-Datenbank – aber auch bei Angeboten, Rechnungen, Kontoauszügen und anderen Vorgängen?

Auch in den „Details“-Ansichten der Stammdaten- und Vorgangstabellen (z. B. bei Angeboten und Rechnungen) findet sich die vielseitig verwendbare Dokumentenablage wieder:

Über die Tastenkombination „STRG+D“ rufen Sie die „Zugeordneten Dokumente“ eines Vorgangs oder Kontakts direkt aus Ihren Stammdaten- und Vorgangstabellen heraus auf. Sie brauchen vorher nur den betreffenden Kunden, Lieferanten, Artikel, Rechnungs- oder auch Zahlungsvorgang zu markieren. Auf diese Weise sparen Sie sich den Umweg über die Karteikarten-Register oder die „Details“-Ansicht. Zentrale Dokumenten-Pools In den praktischen Dokumenten-Ablagen speichern Sie Dateien, die außerhalb von orgaMAX erstellt worden sind – oder erstellen neue Dokumente. Auf diese Weise ist das Anlegen elektronischer Akten und Sammelmappen ein Kinderspiel: Endlich finden sich beispielsweise sämtliche Kunden- und Auftragsdaten an einer zentralen Stelle wieder. Dort können Sie …

• Dateien aller Art und Formate importieren (z. B. Word, Excel, Powerpoint oder PDF) oder sie direkt per „Ziehen & Ablegen“ ablegen,
• Verknüpfungen zu Ordnern und Dokumenten erstellen, die an anderer Stelle Ihres Computers gespeichert sind,
• beliebige Texte, Tabellen und Multimediadateien neu anlegen und sogar
• Papierbelege einscannen:
  
  

Wenn die Zahl der externen Dokumente im Laufe der Zeit wächst und die Übersicht in der Dokumentenmappe verloren geht, können Sie zudem „Ordner“ anlegen und die Unterlagen auf diese Weise sortieren.

Tipp: Über den Menüpunkt „Ansicht“ nehmen Sie bei Bedarf Einfluss auf die Darstellung Ihrer Dokumentenablage. Wundern Sie sich nicht, wenn Ihnen das Handling vom Windows-Arbeitsplatz bekannt vorkommt: Die digitalen Dokumentenmappen von orgaMAX bieten einen bequemen Direktzugriff auf das ganz normale Dateisystem Ihrer Festplatte! Die in den Dokumentenablagen von orgaMAX enthaltenen Dateien werden standardmäßig im Verzeichnis „C:\Programme\orgaMAX\Dokumente\1*Mandantennummer*“ gespeichert. Von dort aus können sie bei Bedarf mit externen Programmen geöffnet, bearbeitet und ergänzt werden. 

Hier finden Sie Teil 2 und Teil 3 des Praxistipps Dokumenten-Management.