Steuerprüfung (Teil 2) Das kommt in der Praxis auf Sie zu

In der Oktober-Ausgabe des orgaMAX Newsletters ging es um Gefahren und Häufigkeit von Steuerprüfungen. Diesmal steht der praktische Prüfablauf im Mittelpunkt. Eines gleich vorweg: Fragen wie „Warum kommen die denn ausgerechnet zu mir?“ oder „Womit habe ich mich verdächtig gemacht?“ bringen herzlich wenig. Bei Solo-Selbstständigen und Klein(st)unternehmen ist meist der Zufall im Spiel.

Wenn es bei Ihnen in den letzten Jahren größere Umsatz-, Ausgaben- und / oder Gewinnschwankungen gegeben hat, müssen Sie die sowieso erklären können. Falls das Finanzamt Ihre Betriebsprüfung aufgrund einer Kontrollmitteilung angeordnet hat, erfahren Sie den Anlass zwar möglicherweise bei Ihrer Steuerprüfung. Anspruch auf Offenlegung eines eventuellen Verdachtsanlasses haben Sie jedoch nicht.

Die wichtigsten praktischen Aspekte zum Thema Steuerprüfung auf einen Blick:

• „Allgemeine Außenprüfungen“ von Klein- und Kleinstunternehmen erstrecken sich in der Regel auf die letzten drei Steuerjahre, für die ein Steuerbescheid vorliegt. Derzeit werden daher vor allem die Jahre 2011 bis 2013 geprüft.
• Dabei interessiert sich der Prüfer für alle Steuerarten – insbesondere die Einkommen-, Umsatz- und Gewerbesteuer.
• Über den genauen zeitlichen und sachlichen Umfang der Untersuchung werden Sie mit einer schriftlichen „Prüfungsanordnung“ informiert.
• Da die Ankündigung normalerweise Wochen oder gar Monate vor Beginn der Prüfung eintrifft, haben Sie reichlich Zeit, sich vorzubereiten. Den genauen Zeitpunkt vereinbaren Sie ohnehin mit dem Prüfer. Wenn der Prüfzeitpunkt ungelegen kommt (zum Beispiel wegen eines Großauftrags), können Sie auch ohne Probleme einen späteren Termin vereinbaren.
• Ort der „Prüfungshandlungen“ muss nicht unbedingt Ihr Betrieb sein: Falls Sie zum Beispiel im Home Office arbeiten, kann die Prüfung auch im Büro eines Steuerberaters oder am Arbeitsplatz des Prüfers im Finanzamt stattfinden.
• Wundern Sie sich nicht, wenn das Finanzamt eine lange Prüfdauer von einer Woche und mehr ankündigt. Der Prüfer bleibt nur solange es sein muss: Wenn alles glatt läuft, ist der ganze Spuk schon nach einem Tag wieder vorbei.
• Welche Dokumente und elektronischen Daten er benötigt, teilt Ihnen der Prüfer rechtzeitig mit. Besonders wichtig sind die Belege über Ein- und Ausgaben, Kontoauszüge, laufende Aufzeichnungen sowie Anlagenverzeichnisse und Verträge über größere Geschäfte.

Besonders heikel sind erfahrungsgemäß Ausgabenbereiche, bei denen ein Bezug zur Privatsphäre besteht: Firmenwagen, Reisekosten, Geschenke und Bewirtungen, Verträge mit Angehörigen oder auch ein zusätzliches häusliches Arbeitszimmer.

Papier und / oder Dateien?
Wichtig: Niemand verlangt von Ihnen, Ihre Zahlungs- und Aufzeichnungspflichten mit einem Computerprogramm zu erfüllen. Handschriftliche Aufzeichnungen genügen im Prinzip vollkommen. Nur: Wenn Sie offensichtlich eine Software wie orgaMAX einsetzen, darf der Prüfer von Ihnen auch die Bereitstellung von Dokumenten und Buchungssätzen in elektronischer Form verlangen.

Technisch ist das mit orgaMAX zum Glück kein Problem: Für Steuerjahre bis einschließlich 2014 sind Sie mit den IDEA-kompatiblen „GDPdU-Ausgabedateien“ auf der sicheren Seite. Sie finden die praktische orgaMAX Funktion unter „Finanzen – GDPdU-Ausgabedateien erzeugen“:

Wenn Sie die CSV-Dateien des gewünschten Zeitraums zum Beispiel auf einem USB-Stick speichern, kann der Prüfer sie direkt in seine IDEA-Prüfumgebung übernehmen.

Bitte beachten Sie: orgaMAX 16 wird auch die neuen GoBD-Anforderungen erfüllen, die für Prüfungen der Steuerjahre ab 2015 gelten.

Los geht‘s
Bei seinem Eintreffen wird der Finanzamtsmitarbeiter sich zunächst ausweisen und Sie darüber informieren, dass die Außenprüfung jetzt beginnt. Dieser Hinweis ist bedeutsam, weil ab diesem Zeitpunkt die „strafbefreiende Selbstanzeige“ von Steuervergehen nicht mehr möglich ist.

Anschließend wird er sich ein wenig mit Ihnen unterhalten: Der Smalltalk dient einerseits dazu, Sie über das Vorgehen des Prüfers zu informieren. Außerdem verschafft er sich so einen ersten Eindruck von Ihrem Betrieb. Falls die Prüfung in Ihrem Unternehmen stattfindet, wird er mit Ihnen auch einen kleinen Betriebs-Rundgang machen wollen.

Dann lässt er sich von Ihnen seinen Arbeitsplatz zeigen und die Unterlagen geben. Die nächsten Stunden nutzt er, um sich einen Überblick verschaffen und Fragen sammeln. Danach haben Sie Gelegenheit …

• fehlende Unterlagen beizubringen,
• unklare Vorgänge zu erläutern und
• sonstige offene Fragen zu beantworten.

Wie lange die Prozedur dauert, hängt ganz von der Art und der Größe Ihres Unternehmens ab. Bei Freiberuflern und Kleinunternehmen ist sie aber oft in wenigen Stunden erledigt.

Fi-naaaale!
Beendet wird die Betriebsprüfung mit einer Schlussbesprechung. Über Termin und Inhalt der Schlussbesprechung werden Sie rechtzeitig informiert. So haben Sie die Gelegenheit, zu allen offengebliebenen oder strittigen Sachverhalten Stellung zu nehmen.

Je nach Umfang der Prüfung und Anzahl der erforderlichen Steueränderungen bekommen Sie nach wenigen Tagen oder einigen Wochen außerdem ein Schreiben über den Abschluss der Außenprüfung. Falls es zu „Änderungen der Besteuerungsgrundlagen“ kommt, erhalten Sie zudem neue Steuerbescheide für die betreffenden Jahre und Steuerarten.

Mit Post vom Fiskus müssen Sie aber auch dann rechnen, wenn die Prüfung keine gravierenden finanziellen Folgen hat: Im Anschluss an Außenprüfungen werden nämlich die unter dem Vorbehalt der Nachprüfung stehenden Steuerbescheide endgültig. Auch darüber werden sie nach und nach informiert, sobald die Finanzverwaltung den jeweiligen Vorbehalt aufgehoben hat.