Sammeldruck und E-Mailversand Ihr orgaMAX Praxistipp

Das Geschäft brummt? Ständig müssen Angebote geschrieben und Rechnungen verschickt werden? Glückwunsch – zumal Sie als orgaMAX-Anwender von einer Menge Vereinfachungen und Beschleunigungen profitieren - insbesondere:

• Erzeugen neuer Angebote, Aufträge und Rechnungen auf Basis vergleichbarer Vorgänge („Kopieren und bearbeiten“),

• Definition von Kombinationen häufig zusammen bestellter Waren und Dienstleistungen („Artikelsets“), die sich mit einem Mausklick in neue Vorgänge einfügen lassen oder auch die

• Definition wiederkehrender Vorgänge („Abo-Rechnungen“).

So weit, so bekannt: Weit weniger bekannt und seltener genutzt wird die Möglichkeit der beschleunigten „Massenabfertigung“ fertiger Vorgänge: Anstatt jedes Angebot, jeden Auftrag oder jede einzelne Rechnung sofort auszudrucken und / oder per E-Mail zu verschicken, können Sie den Versand auch bündeln. Beginnen wir beim Sammeldruck: Dabei ...

• legen Sie erst einmal in einem Rutsch diefälligen Angebote, Aufträge oder Rechnungen an (bei Bedarf unter Zuhilfenahme von „Kopieren und bearbeiten“, „Artikelsets“ „Abo-Rechnungen“),

• speichern Ihre Eingaben mit „OK – F11“,

• markieren anschließend in der Angebote-, Aufträge- oder Rechnungsliste die Vorgänge, die auf den Weg zum Kunden gebracht werden sollen,

• rufen mit einem Rechtsklick in die farbige Markierung das Kontextmenü auf und

• starten dort die Druckfunktion („Drucken“ - „Drucken“ oder „Alle drucken“):

Daraufhin öffnet sich ein Auswahldialog, mit dem Sie festlegen, auf welchen Drucker orgaMAX den Sammeldruck schicken soll:

Per Mausklick auf „OK – F11“ schicken Sie den Druckauftrag ab.

E-Mailversand auf einen Rutsch

Der E-Mailversand funktioniert im Prinzip genauso wie der Sammeldruck: In der Angebots-, Auftrags- oder Rechnungsliste ...

• wählen Sie die zu verschickenden Vorgänge,

• rufen mit einem Rechtsklick in die farbige Markierung das Kontextmenü auf und

• starten dort den Mailversand („Alle per E-Mail versenden“):

orgaMAX lässt Ihnen daraufhin die Wahl, wie der Versand der E-Mails erfolgen soll:

• ohne Anzeige: Das Programm verschickt die E-Mails sofort an die in den Kundenstammdaten hinterlegte E-Mailadresse.

• mit Anzeige: Das Programm öffnet vor dem Versand eine Vorschau der einzelnen Nachrichten.

Falls Sie noch keine Erfahrungen mit dem E-Mail-Massenversand haben, nutzen Sie am besten vorläufig die zweite Möglichkeit („Versand der E-Mails mit Anzeige“): Auf diese Weise können Sie die ausgehenden Nachrichten einzeln überprüfen und falls erforderlich Änderungen vornehmen. Sofern die E-Mailadressen Ihrer Kunden-Stammdaten gepflegt sind und auch sonst alles glatt läuft, können Sie dann später auf den Turboversand ohne Einzelprüfung umsteigen.