So ändern und ergänzen Sie die Textbaustein-Sammlung orgaMAX-Praxistipp

orgaMAX stellt Ihnen Vorlagen, Textbausteine und Variablen für alle nur denkbaren betrieblichen Vorgänge zur Verfügung – darunter ...

• Geschäftsbriefe und E-Mails aller Art,
• Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften und Mahnungen an Kunden und Interessenten oder auch
• Preisanfragen und Bestellungen an Lieferanten.

Die Textelemente all dieser Dokumente orientieren sich an den üblichen geschäftlichen Gepflogenheiten. Auf die Vorgaben sind Sie aber nicht festgelegt: Falls eine Formulierung nicht zu den Standards Ihrer Branche oder Ihren betrieblichen Anforderungen passt, können Sie die Textbausteine problemlos ändern und ergänzen.

Sie erreichen die Textbaustein-Verwaltung über den orgaMAX-Menüpunkt „Stammdaten > Kleinstammdaten“. Dort finden Sie zu jeder der neun Vorgangsarten mindestens eine professionelle Textvorlage. Meistens gibt es aber gleich mehrere Formulierungs-Alternativen: Wegen des mehrstufigen Mahnverfahrens finden Sie unter „Mahnungen“ gleich fünf Textvorlagen, bei den „Briefen“ sind es sogar zehn:

Mit „Neu – F2“ legen Sie bei Bedarf zusätzliche Textbausteine an. Um einen bereits vorhandenen Eintrag zu ändern oder ergänzen, öffnen Sie ihn per Doppelklick (oder mit „Bearbeiten – F3“). Im Textbaustein-Editor haben Sie folgende Eingabemöglichkeiten:

(1) Im Feld „Bezeichnung“ geben Sie dem Textbaustein einen aussagekräftigen Nahmen, um bei wachsender Anzahl den Überblick über den Inhalt zu behalten.

(2) Wenn Sie die Option „Diesen Textbaustein ... standardmäßig verwenden“ aktivieren, nutzt orgaMAX den aktuellen Textbaustein in neuen Vorgängen.

(3) In allen Vorgängen stehen Ihnen zwei Registerkarten zur Verfügung:

• Unter „Vorgangstext“ finden Sie die Textvorschläge für das eigentliche Geschäftsdokument (z. B. „Angebot“, „Rechnung“ oder „Brief“).
• Unter „E-Mail Text“ legen Sie den Begleittext fest, falls Sie das betreffende Dokument per E-Mail verschicken.

(4) Die Felder „Einleitungstext“ und „Schlusstext“ enthalten die Standardformulierungen, die vor und nach den konkreten Vorgangsdaten (z. B. den Angebots- oder Rechnungspositionen) eingefügt werden. Bei „Briefen“ gibt es anstelle der Einleitungs- und Schlusstexte eine „Betreffzeile“ und den „Brieftext“.

(5) In den Textfeldern können Sie neben den Formulierungen Ihrer Wahl „Variablen einfügen“ und „Bedingungen einfügen“: Auf diese Weise personalisieren Sie Ihre Schreiben bei Bedarf (z. B. durch namentliche Leseransprache) oder machen sie noch aussagekräftiger (durch Angabe von Zusatzinformationen wie Projektdetails, Sachbearbeiter oder Inhalte individueller Felder). Außerdem stehen Ihnen „Wenn-dann“-Bedingungen zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie verschachtelte Textbausteine erzeugen.

Lektüretipp: Ausführlichere Informationen und eine Liste aller Variablen finden Sie im orgaMAX-Leitfaden „Variablen im Einleitungs- oder Schlusstext darstellen“ (PDF, 364 KB).

Und gleich noch ein paar Praxistipps hinterher:
Unter „Stammdaten > Meine Firma“ können Sie sich im Abschnitt „Ausgabeoptionen“ jederzeit einen Überblick über die den einzelnen Vorgängen zugeordneten „Standard-Druckvorlagen“ verschaffen: 

Hier können Sie auch die jeweils voreingestellte Standardvorlage durch eine andere ersetzen.

• Falls Sie eine Standardvorlage nur ausnahmsweise einmal durch eine andere ersetzen möchten, können Sie das direkt im Vorgang erledigen. Im Register „Druckansicht“ klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Feld „Vorlage“ und klicken in der Auswahlliste auf den passenden Textbaustein: 

Die Inhalte einer voreingestellten oder manuell ausgewählten Standardvorlage lassen sich ebenfalls direkt auf Vorgangsebene ändern oder ergänzen. Dazu wechseln Sie zum Register „Erweitert“ und bearbeiten im Bereich „Texte“ die Einleitungs- und Schlusstexte:

Zusatztipp: Per Mausklick auf den blauen Link „Anderen Textbaustein wählen / neu erstellen“ rufen Sie bei Bedarf direkt den Textbaustein-Editor der Kleinstammdaten-Verwaltung auf.

• Falls es mit Änderungen der reinen Vorgangsinhalte nicht getan ist (zum Beispiel, weil Sie die Absenderdaten oder den Fußtext Ihrer Ausgangspost ändern wollen), klicken Sie am oberen Rand des Vorgangsfensters auf „Briefpapier gestalten“.

Im folgenden Eingabedialog können Sie zum Beispiel Anschrift, Absenderzeile und Fußtexte ändern, aber auch Informationen zum Sachbearbeiter sowie die Spaltenbeschriftungen: