Dokumente scannen und faxen via Online-Poststelle orgaMAX Praxistipp

Klar: Faxen ist out. Aber noch längst nicht mausetot. Behörden oder konservative Geschäftspartner wollen bestimmte Sendungen immer noch partout „gefaxt“ bekommen. Oft geht es dabei um Unterschriften unter Formularen, Bestellscheinen oder Auftragsbestätigungen. Solche Dokumente lassen sich zwar ebenso gut in gescannter Form als PDF-Datei via E-Mail verschicken – es gibt jedoch Empfänger, die hartnäckig auf dem Fax-Versand bestehen.

Wenn dann im Büro kein Fax-Gerät mehr steht oder die Fax-Funktion von Multifunktionsgeräten mangels Telefax-Buchse nicht genutzt werden kann, geht die Suche nach Notlösungen los. orgaMAX erspart Ihnen die Sucherei: Sofern die (auch sonst höchst empfehlenswerte) „Online-Poststelle“ aktiviert ist, verschicken Sie mit deren Hilfe auch ganz bequem Fax-Sendungen.

Praxistipp: Falls die Online-Poststelle noch nicht aktiviert ist, werfen Sie am besten einen Blick ins orgaMAX Handbuch. Dort finden Sie ab Seite 434 ausführlichere Informationen, wie Ihnen der vielseitige „Lettershop“ auch das Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und die Einlieferung Ihrer Papierkorrespondenz bei der Post abnimmt!

Zurück zum Faxversand: Bei internen orgaMAX Dokumenten genügt dafür in der „Druckansicht“ ein Mausklick auf das „Faxen“-Symbol:

Sie können aber auch externe PDF-, Word- und OpenOffice-Dokumente via Online-Poststelle faxen. Dazu …

• klicken Sie im Arbeitsbereich „Office“ auf „Online-Poststelle“,
• dort im Bereich „Funktionen“ auf den Link „Datei als Fax zustellen“,

• wählen im folgenden Dialogfenster („Zu verschickendes Fax öffnen“) das gewünschte Dokument,
• tragen im Versand-Dialog die Fax-Nummer des Empfängers ein und
• klicken schließlich auf „F11 OK“:
  
  

Im Anschluss an die erfolgreiche Datenübertragung zur Online-Poststelle bekommen Sie zwei Versandbestätigungen – eine per E-Mail und eine direkt am Bildschirm:

Ausblick: Wie Sie handschriftlich ausgefüllte und unterschriebene Formulare, Bestellscheine oder ähnliche Dokumente vor dem Fax-Versand einscannen, erfahren Sie in der November-Ausgabe des orgaMAX Newsletters. Dort erklären wir auch, wie Poweruser den praktischen Fax-Druckertreiber der Online-Poststelle installieren.


Hier geht es weiter mit Teil 2.