Aufwands-Guthaben einrichtenorgaMAX Praxistipp

orgaMAX enthält bereits in der Basisversion eine vielseitig verwendbare Aufwandserfassung. Sie finden die „Aufwände“ im Arbeitsbereich „Verkauf“. Mithilfe der elektronischen Stundenzettel …

  • erfassen Sie Anfangs- und Endzeit erbrachter Leistungen,
  • dokumentieren Art und Inhalt Ihrer Tätigkeiten,
  • ordnen Ihren Zeitaufwand bestimmten Projekten, Kunden, Ansprechpartnern oder eigenen Mitarbeitern zu,
  • legen den Preis pro Abrechnungseinheit fest,
  • benachrichtigen Ihre Kunden automatisch per E-Mail über angefallene Aufwände und
  • wandeln den entstandenen Aufwand schließlich per Mausklick in fertige Rechnungen um. Ob Sie dabei jeden einzelnen Vorgang sofort einzeln abrechnen oder sämtliche Vorgänge eines bestimmten Zeitraums zusammenfassen (z. B. einmal pro Tag, Woche oder Monat), bleibt Ihnen überlassen.


So weit, so praktisch und bekannt. Aber wussten Sie, dass die Aufwandsverwaltung auch auf Guthaben-Basis geführt werden kann? Sie können die unscheinbare, aber ausgesprochen nützliche Funktion auf ganz unterschiedliche Weise nutzen – zum Beispiel …

  • als eine Art Prepaid-Konto für kurze telefonische Einzelberatungen und individuelle Kundendienste,
  • als befristete Servicepauschale im Anschluss an Lieferungen und Leistungen aller Art,
  • als attraktive Zugabe oder als Kulanzinstrument zur Kundenbindung usw.


Um ein Aufwands-Guthaben einzurichten, klicken Sie im Arbeitsbereich „Verkauf > Aufwände“ auf die Schaltfläche „Weitere Funktionen F3“ und dann auf „F9 Neues Guthaben“. Sie finden die Funktion auch im Kontextmenü der Aufwands-Liste.

Zunächst wählen Sie den Kunden aus, für den Sie das Guthaben einrichten möchten. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Aufwand Guthaben“, in dem Sie Ansprechpartner, Sachbearbeiter, Zeitpunkt, Betrag und Beschreibung des Guthabens eintragen:

Einrichtung eines Aufwands-Guthabens | orgaMAX Bürosoftware

Von diesem Guthaben werden dann nach und nach die Kosten für anfallenden Aufwand abgezogen. Mit den Aufwandsguthaben bietet Ihnen orgaMAX eine vielseitig verwendbare Möglichkeit, Ihren Kunden ganz persönliche Unterstützung in Aussicht zu stellen – sie aber zugleich zeitlich und wertmäßig zu begrenzen.

Lektüretipp: Eine ausführliche Beschreibung der Aufwandsverwaltung finden Sie im aktuellen orgaMAX Handbuch ab Seite 538.