Gutschrift per Stornorechnung Muss das denn sein?

Kurz gesagt: Nein, eine gesetzliche Storno-Pflicht existiert nicht. Es gibt aber gute Gründe, fehlerhafte Abrechnungen per Gutschriften zu stornieren. Und anschließend eine neue Rechnung auszustellen. Doch der Reihe nach:

Eine finanzamtskonforme Rechnung darf gemäß § 31 Abs. 1 UStDV„aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die nach § 14 Abs. 4 des Gesetzes geforderten Angaben insgesamt ergeben.“ Vorausgesetzt, in einem dieser Dokumente ...

ist das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag „jeweils zusammengefasst“ angegeben – und es werden darin
alle anderen Dokumente genannt, aus denen die übrigen Rechnungspflichtangaben hervorgehen.

Rein rechtlich spricht grundsätzlich also nichts dagegen, unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen durch einen einfachen Geschäftsbrief, eine E-Mail oder ein Fax zu korrigieren. Neben der Ergänzung oder Richtigstellung sollten darin die ursprüngliche Rechnungsnummer und die zusammengefassten Steuerangaben gemacht werden.

Böses Erwachen bei der Betriebsprüfung?
Soweit, so gut – nur: Der Gesetzgeber verlangt in der erwähnten Durchführungsverordnung auch, dass sämtliche Angaben „leicht und eindeutig nachprüfbar sein“ müssen. Unklare oder uneindeutige Formulierungen gehen zulasten der Steuerpflichtigen. Im Zweifel geht beim Rechnungsempfänger der Vorsteuerabzug verloren. Im ungünstigsten Fall ist sogar die Anerkennung der dazugehörigen Betriebsausgabe gefährdet.

Und auch dem Rechnungsaussteller drohen Nachteile: Erweckt eine missverständliche nachträgliche Rechnungskorrektur den Eindruck, dass Ihr Unternehmen mehrfach Umsatzsteuer in Rechnung gestellt hat, muss der Gesamtbetrag ans Finanzamt abgeführt werden! Ob Sie das Geld tatsächlich eingenommen haben, spielt keine Rolle: Schließlich könnte der Empfänger die Vorsteuer im Rahmen seiner Umsatzsteuervoranmeldung geltend gemacht haben. Die vorherige Bezahlung der betreffenden Rechnung ist dafür nämlich nicht erforderlich!

Erst stornieren, dann korrigieren!
Mit anderen Worten: Wenn es nicht gerade um Peanuts geht, sollten Sie als Rechnungsaussteller fehlerhafte Abrechnungen ...

nach Möglichkeit zuerst stornieren (das heißt komplett gutschreiben) und
erst dann korrigieren (indem Sie eine neue Rechnung schreiben).

Die gute Nachricht: Mit orgaMAX sind sowohl Stornorechnungen (= kaufmännische Gutschriften) als auch Korrekturrechnungen ganz einfach und schnell erzeugt:

1. Rechnung stornieren
Um eine unvollständige, fehlerhafte oder aus anderen Gründen korrekturbedürftige Ausgangsrechnung zu stornieren...

wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Verkauf > Rechnungen“,
klicken mit der rechten Maustaste auf die Ursprungsrechnung und
wählen im Kontextmenü die Funktion „Rechnung stornieren / Gutschrift zur Rechnung erstellen“:

Den folgenden Hinweis bestätigen Sie mit „Ja“: Daraufhin erzeugt orgaMAX eine Gutschrift. Die enthält neben dem Verweis auf die Rechnungsnummer auch sämtliche Positionen, Preisangaben, Steuersätze und Steuerbeträge der Ursprungsrechnung.

Einziger Unterschied: Die Angaben zur „Anzahl“ der einzelnen Positionen sind mit einem negativen Vorzeichen versehen:

Alle anderen Angaben entsprechen 1:1 denen der Ursprungsrechnung. Zugleich bekommen Gutschrift und Ursprungsrechnung den Zahlungsstatus „vollständig bezahlt“. Auf diese Weise heben sich die beiden Vorgänge gegenseitig restlos auf. Sie finden beide Dokumente in der Rechnungsliste wieder:

2. Rechnung korrigieren

Nachdem der Ausgangszustand wiederhergestellt ist, schreiben Sie die neue Rechnung. Keine Sorge: Deren Inhalt müssen Sie nicht von Grund auf neu erfassen. Sie erstellen einen Klon der Ursprungsrechnung, nehmen die erforderlichen Änderungen oder Ergänzungen vor – und das war’s auch schon. Dazu ...

klicken Sie wieder mit der rechten Maustaste auf die Ursprungsrechnung und
wählen diesmal im Kontextmenü die Funktion „Kopieren und bearbeiten“:

Die weiteren Schritte entsprechen dem Vorgehen beim normalen Rechnungsversand.