So prüfen Sie ausländische Steuernummern orgaMAX-Praxistipp

Wenn Unternehmen Geschäfte mit Selbstständigen und Unternehmen aus anderen EU-Ländern machen, müssen sie normalerweise keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Das senkt bei allen Beteiligten den bürokratischen Aufwand:

Der Rechnungssteller braucht keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abzuführen.
Der Rechnungsempfänger kann sich komplizierte Anträge auf grenzüberschreitende Umsatzsteuererstattung sparen.
Und auch die Finanzverwaltungen beider Länder haben weniger Arbeit.

Geringere Steuereinnahmen ergeben sich für die beteiligten Staaten trotzdem nicht: Denn die Umsatzsteuer wird letztlich ja ohnehin von den Endverbrauchern getragen.

Unernehmerstatus nachweisen
Den Nachweis ihres Unternehmerstatus weisen sich Auftraggeber und Auftragnehmer gegenseitig mithilfe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nach. Diese spezielle Steuernummer wird auch als Umsatzsteuer-Identnummer bezeichnet. Die Abkürzung lautet UStIdNr., manchmal findet man auch die Kurzbezeichnung UStID oder UID.

In Deutschland hat die 11-stellige alphanummerische Kennziffer dasselbe Format wie die geplante Wirtschafts-Identifikationsnummer. Die beiden ersten Buchstaben lassen erkennen, in welchem EU-Land das Unternehmen seinen Sitz hat. Bevor Sie eine umsatzsteuerfreie Rechnung an einen Kunden in einem anderen EU-Land stellen, müssen Sie dessen UStIdNr. überprüfen. Für die Bestätigung ist laut § 18e Abs. 1 UStG das Bundeszentralamt für Steuern zuständig.

Praktische orgaMAX-Prüffunktionen
Mit den eingebauten Prüffunktionen der orgaMAX-Kundenverwaltung ist die Kontrolle zum Glück schnell erledigt. Dazu ...

wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Stammdaten > Kunden“,
öffnen den Datensatz des betreffenden Kunden (oder legen einen neuen Datensatz an),
wechseln zur Registerkarte „Konditionen“,
tragen im Abschnitt „Ausländischer Kunde“ die „USt-Identnummer“ des Kunden ein und
klicken auf die Schaltfläche „Prüfen“:

Wenn Sie mit dem Internet verbunden sind, bestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage per Mausklick auf „Ja“:

Falls erforderlich ergänzen Sie im folgenden Dialogfenster „Prüfung UStIdNr.“ Ihre eigene Umsatzsteuer-Identnummer.

Auf Grundlage dieser Angaben ist bereits eine einfache (1) Gültigkeitsprüfung möglich. Dabei wird nur kontrolliert, ob die vom Kunden genannte UStIdNr. gültig ist.
Um auf Nummer sicher zu gehen, aktivieren Sie am besten zusätzlich die Option (2) „Qualifizierte Prüfung“ und
sorgen mit der Option (3) „amtliche Bestätigung anfordern“ dafür, dass Ihnen Bundeszentralamt für Steuern das Ergebnis seiner Prüfung per Post zugeschickt:

Bitte achten Sie darauf, beim Eingeben der Firmen- und Adressdaten keine Tippfehler zu machen. Sonst führt die folgende Prüfung womöglich zu falschen Ergebnissen.
Nachdem Sie alle Angaben erfasst haben, klicken Sie auf den Button „Prüfen“. orgaMAX zeigt daraufhin sofort die Rückmeldung des Bundeszentralamts für Steuern. Sie sehen auf einen Blick ...

ob die UStIdNr. gültig ist und
welche der Angaben mit der „Unternehmerdatei“ des jeweiligen EU-Mitgliedsstaates übereinstimmen (und welche ggf. nicht):

Praxistipp: Sie haben keine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – oder finden sie nicht wieder? Dann können Sie sich Ihre UStIdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern jederzeit (erneut) zuschicken lassen. Den „Antrag auf Erteilung oder erneute Zusendung einer bereits erteilten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“ können Sie online stellen:

Bitte beachten Sie:

Ausländische Geschäftskunden, die keine gültige UStIdNr. nachweisen können, sind umsatzsteuerlich wie Privatkunden zu behandeln. Auf Rechnungen an solche Kunden müssen Sie Umsatzsteuer ausweisen. Es gelten die inländischen Steuersätze. Ihre Umsatzsteuer-Einnahmen führen Sie bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung ans deutsche Finanzamt ab.
Das Umsatzsteuerrecht im EU-Raum ist kompliziert. Je nach Art der grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen gelten besondere Vorschriften. Bei Geschäften mit ausländischen Kunden lassen Sie sich daher am besten von einem Steuerberater unterstützen – nach Möglichkeit von einem, der Erfahrung mit internationalen Transaktionen hat!