So erstellen Sie Teil-, Abschlags- und Schlussrechnungen orgaMAX Praxistipp

Bei größeren Projekten sorgen An- und Abschlagszahlungen für eine faire Risikoverteilung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Als Dienstleister müssen Sie also nicht warten, bis ein Auftrag komplett abgeschlossen ist und der Kunde das Ergebnis abgenommen hat. Welche Art von Abschlagzahlungen Sie in welcher Höhe vereinbaren, hängt von den Branchengepflogenheiten und Ihrem Verhandlungsgeschick ab. Ob Sie sich auf eine oder mehrere Anzahlungen in Höhe eines bestimmten Betrags oder auf mehrere prozentuale Teilzahlungen einigen (z. B. bei Erreichen bestimmter Meilensteine eines Projekts), bleibt Ihnen und Ihrem Kunden überlassen. Oft praktiziert wird zum Beispiel die folgende Aufteilung:

• ein Drittel der Auftragssumme fällig bei Auftragserteilung,
• ein Drittel der Auftragssumme fällig bei Lieferung und
• Schlussrechnung fällig nach Abnahme durch den Kunden.

Für solche Teilzahlungsmodelle erzeugt orgaMAX im Handumdrehen steuerlich korrekte Rechnungsdokumente: Abschlags- und Schlusszahlungen werden dabei – wie gesetzlich vorgeschrieben – als Bruttoeinnahmen behandelt. So sorgt das Programm dafür, dass die Umsatzsteueranteile bei der Umsatzsteuervoranmeldung desjenigen Voranmeldezeitraums berücksichtigt werden, in dem der Rechnungsausgleich erfolgt.

Bitte beachten Sie: Voraussetzung für das Ausstellen von Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen ist das orgaMAX Zusatzmodul „Aufträge & Lieferscheine“. Zu dessen Funktionsumfang gehören außerdem professionelle Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Preisanfragen. Sogar Abo-Rechnungen sind möglich, mit deren Hilfe Sie regelmäßig wiederkehrende Aufträge ganz bequem per Mausklick abrechnen. Händler können zudem Proforma-Rechnungen erstellen: Damit lassen sich Inhalt und Wert einer Warensendung rechtssicher dokumentieren – etwa bei Auslandsgeschäften gegenüber dem Zoll.

Abschlagsdefinitionen festlegen
Die „Abschlagsdefinitionen“ Ihrer Teilrechnungen nehmen Sie im Arbeitsbereich „Verkauf“ – „Aufträge“ vor. Nachdem Sie einen Auftrag neu angelegt (oder auf Grundlage eines bereits vorhandenen kopiert) haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Abschlagsdefinitionen“: 

Über „F2 Neu“ legen Sie dort die prozentualen oder absoluten Abschlagszahlungen fest. Die Schlusszahlung errechnet das Programm automatisch. Abschlags- und Schlussrechnungen erstellen Nachdem Sie die Teilzahlungen eingetragen haben, öffnen Sie in der Auftragsverwaltung per Mausklick auf die Schaltfläche „F3 Lief. / Re. erstellen“ den folgenden Auswahl-Dialog:

Über den Auswahlpunkt „Nächste Abschlagsrechnung erstellen“ und „F11 Weiter“ erzeugen Sie die jeweils fälligen Rechnungsdokumente.