Checkliste Reisekosten (Teil 2) Kleinvieh nicht vergessen!

Die meisten Reisekosten werden anstandslos als Betriebsausgaben anerkannt. Was bei geschäftlich veranlassten Fahrt- und Übernachtungskosten zu beachten ist, haben wir im August-Newsletter erläutert. Leider versäumen viele Selbstständige und Unternehmer aus Unkenntnis oder Nachlässigkeit, bestehende Abzugsmöglichkeiten in Anspruch zu nehmen. Das gilt vor allem für „Kleinvieh“ in Form von Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Außerdem spielen Reisekosten auch bei den steuerlich interessanten „Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung“ eine Rolle. Grund genug, auch diese Positionen einmal etwas genauer in Augenschein zu nehmen. Den Anfang macht der sogenannte Verpflegungsmehraufwand.

Verpflegungsmehraufwand
Essen müssen Steuerpflichtige auch dann, wenn sie nicht auf Geschäftsreise sind. Deshalb sieht das steuerliche Reisekostenrecht nur zwei magere Tagespauschalen vor, mit denen der Verpflegungsmehraufwand ausgeglichen werden soll. Bei Geschäftsreisen im Inland gibt es zwei Verpflegungspauschalen:

12 Euro (bei mehr als 8-stündiger Abwesenheit) und
24 Euro (bei 24-stündiger Abwesenheit).

Wer kürzer als acht Stunden unterwegs ist, bekommt keinen steuerlichen Ausgleich für den entstandenen Verpflegungsmehraufwand.

Ausnahme: Bei mehrtägigen Geschäftsreisen mit Übernachtung werden An- und Abreisetage immer pauschal mit 12 Euro pauschal vergütet. Wie lange Sie tatsächlich unterwegs waren, spielt in dem Fall keine Rolle.

Bitte beachten Sie: Für Auslandsreisen gelten die „Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland“, die in jedem Jahr neu veröffentlicht werden. Für Länder, die dort nicht erwähnt sind, setzten Sie hilfsweise die Luxemburg-Pauschalen an.

Reisenebenkosten
Als Reisenebenkosten können Sie ansetzen:

Parkgebühren, Maut, Autobahngebühren und Fährkosten,
Gebühren für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck,
geschäftlich veranlasste Kopier-, Porto- und Telekommunikationskosten oder auch
Trinkgelder.

Sehr oft vergessen werden außerdem:

die Folgekosten von Verkehrs- und anderen Reiseunfällen (sofern sie nicht auf anderen Wegen erstattet wurden) sowie
der Zeitwert von Gegenständen, die während einer Auswärtstätigkeit durch Diebstahl und Verlust verloren gegangen oder durch Beschädigung unbrauchbar geworden sind. Voraussetzung ist, dass der Wertverlust „aufgrund einer reisespezifischen Gefährdung eingetreten ist“. Definitiv nicht abzugsfähig sind Verluste von Geld oder Schmuck.

Reisenebenkosten dürfen Sie auch dann geltend machen, wenn Sie dafür keine Rechnung oder Quittung mit allen Rechnungs-Pflichtbestandteilen bekommen haben: Notfalls reicht ein Eigenbeleg. Einen eventuellen Vorsteueranteil dürfen Sie dann zwar nicht abziehen –die Betriebsausgabe können Sie so aber allemal glaubhaft machen.

Lektüretipp: Ausführlichere Informationen zum Thema Eigen- oder Hilfsbelege finden Sie im Newsletter-Archiv.

Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung
Wenn Sie wegen eines geschäftlichen Auftrags einen zweiten Wohnsitz unterhalten, dürfen Sie die Kosten für die doppelte Haushaltsführung bis zu 1.000 Euro pro Monat als Betriebsausgabe geltend machen. Zu den Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung zählen insbesondere:

Miete, Nebenkosten und Ausgaben für die Renovierung und Einrichtung der Zweitwohnung,
Kosten der Wohnungssuche und des Umzugs,
Verpflegungsmehraufwendungen (bei derselben Tätigkeit beschränkt auf die ersten drei Monate),
Fahrtkosten aus Anlass der Wohnungswechsel zu Beginn und am Ende der doppelten Haushaltsführung sowie
Fahrtkosten für wöchentliche Heimfahrten an den Ort des eigenen Hausstandes oder
Verpflegungsmehraufwendungen.

Als Kosten der doppelten Haushaltsführung erkennt das Finanzamt höchstens 1.000 Euro pro Monat an. Dabei handelt es sich aber nicht um eine Pauschale: Für die tatsächlich entstandenen Kosten brauchen Sie Belege. Außerdem müssen für die steuerliche Anerkennung eines geschäftlichen Zweitwohnsitzes bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

Der Selbstständige, sein Ehegatte, Lebenspartner oder Lebensgefährte ist Eigentümer oder Mieter des Erstwohnsitzes.
Der Selbstständige ist finanziell an den Kosten der Lebensführung beteiligt, die am Erstwohnsitz entstehen.
Der Zweitwohnsitz befindet sich „in der Nähe“ der Tätigkeitsstätte: Die Entfernung zwischen Tätigkeitsstätte und Zweitwohnung muss kürzer sein als die Hälfte der Entfernung zwischen Erstwohnung und Tätigkeitsstätte.

Lektüretipps:

Die wichtigsten Vorschriften des aktuellen Reisekostenrechts finden sich im BMF-Schreiben vom 24. Oktober 2014 (PDF, 310 KB) wieder.
Für Selbstständige und Unternehmer gelten grundsätzlich dieselben Bedingungen wie für Arbeitnehmern. Die allgemeinen Regelungen des Werbungskostenabzugs wurden im BMF-Schreiben vom 23. Dezember 2014 (PDF, 44 KB) an die Besonderheiten des Betriebsausgaben-Abzugs angepasst.