Elster-Protokolle und orgaMAX Dokumente wiederfinden orgaMAX Praxistipp

Ihre Bürosoftware erzeugt zwangsläufig jede Menge Dokumente. Deren Speicherorte können Sie in orgaMAX in vielen Fällen gezielt an die eigenen Vorstellungen anpassen. Im Menü „orgaMAX > Einstellungen > Grundeinstellungen“ finden Sie die voreingestellten Pfade für …

• Druckvorlagen,
• Dokumente,
• Zeichnungen und das
• Rechnungsarchiv:

 
Per Mausklick auf den Dreipunkte-Button am rechten Seitenrand öffnen Sie einen Auswahldialog, mit dem Sie bei Bedarf einen Dokumentenpfad Ihrer Wahl einstellen. Auf diese Weise haben Sie sogar die Möglichkeit, die komplette Struktur einer bereits vorhandenen Dokumentenablage direkt in orgaMAX einzubinden! Ausführlichere Informationen zu diesem Thema bietet Teil 3 unserer Reihe „Dokumenten-Management für Einsteiger“.

Daneben gibt es aber auch einige nicht konfigurierbare Ablageorte. Die werden zwar seltener genutzt – wenn doch, ist es umso besser sie zu kennen. Bestes Beispiel: die Elster-Protokolle.

Elster-Protokollablage
In den Elster-„Übertragungsprotokollen“ werden die Inhalte von Umsatzsteuervoranmeldungen, Einnahmenüberschussrechnungen und anderen Datenübermittlungen ans Finanzamt gespeichert. Wenn Sie nach einer Datenübertragung versäumt haben, das PDF-Protokoll auszudrucken (oder es aus anderen Gründen erneut einsehen wollen), finden Sie die Nachweise sämtlicher Elster-Übertragungen im orgaMAX-ProgramData-Verzeichnis wieder – genauer unter:
C:\ProgramData\Deltra\orgaMAX\Logs\ElsterLog




Die Dateibezeichnungen beginnen immer mit „ElsterPrint“. Außerdem lassen sie erkennen, um welche Steuer-Datenübermittlung es sich handelt, und an welchem Datum die Übermittlung stattgefunden hat: Die Umsatzsteuervoranmeldung für das 2. Quartal 2017, die am 10.7.2017 um 11:55 Uhr übermittelt wurde, heißt zum Beispiel „ElsterPrint USTVA Q2 2017 (20170710115500).PDF“.

Allgemeine (Office-)Dokumente
Gut zu wissen ist auch der Speicherort der „Allgemeinen Dokumente“, die Sie über den Menüpunkt „Office“ aufrufen können:



Sie können diesen Dokumenten-Pool recht einfach um eigene Vorlagen und Musterdateien erweitern: Angenommen, Sie erstellen und drucken häufiger Aktennotizen oder Eigenbelege. Dann kopieren Sie die passenden Vorlagen einfach in das orgaMAX-Verzeichnis der „Allgemeinen Dokumente“: Der Speicherpfad dieser „MenuDocs“ lautet: C:\ProgramData\Deltra\orgaMAX\Reports\#\MenuDocs



Dabei steht das Doppelkreuz „#“ für die Mandantennummer. Da die meisten orgaMAX-Anwender mit nur einem Mandanten arbeiten, ist das normalerweise die „1“. Wenn Sie nicht mit orgaMAX-Mandant 1 arbeiten, ersetzen Sie die Ziffer entsprechend. Wie Sie den Dokumentenpool bei Bedarf um eigene Vorlagen ergänzen, können Sie im Beitrag „Eigenbelege, Aktennotizen und Memos drucken“ nachlesen.

Bitte beachten Sie: 2016 wurde die orgaMAX-Verzeichnisstruktur an die Windows10-Konventionen angepasst. Wundern Sie sich also bitte nicht, wenn sich die dort genannten Pfadangaben geändert haben.

Lektüretipp: Die Umsatzsteuervoranmeldung, die mehrmals im Jahr fällig ist, fällt vielen Unternehmern nicht leicht. Daher haben wir Ihnen unter Umsatzsteuervoranmeldung alle Informationen zusammengestellt, die Sie als Unternehmer wissen sollten.