Dubletten-Prüfung bei der manuellen Stammdaten-Erfassung Datenqualität

Daten gelten als eine der wichtigsten Ressourcen moderner Unternehmen. Fehlerhafte, unvollständige, veraltete und uneindeutige Daten machen erfolgreiche Werbe- und Marketingaktionen, zuverlässige Auftragserledigung und wirksames Forderungsmanagement schwierig – manchmal sogar nahezu unmöglich.

So wichtig dabei die fortlaufende Datenpflege ist: Die Qualität der Datenverarbeitung beginnt bereits bei der ursprünglichen Datenerfassung. Ganz gleich, ob Interessent, Kunde, Lieferant oder sonstige Kooperationspartner: Gibt es mehr als einen Datensatz zu einem Geschäftskontakt, sind Missverständnisse und Fehler vorprogrammiert – oft sogar Konflikte.

Um die Integrität Ihrer Datenbestände von vornherein zu gewährleisten, enthält die aktuelle orgaMAX-Version eine standardmäßige Stammdaten-Dublettensuche. Wie von vielen Anwendern gewünscht, prüft die Software beim Anlegen von Interessenten-, Kunden- und Lieferanten-Datensätzen nun automatisch, ob ein Duplikat vorliegt. Die Kriterien der Dubletten-Prüfung können Sie selbst festlegen.

Bitte beachten Sie: Bei Datenimporten sorgt orgaMAX schon länger für eine Dublettenprüfung – so zum Beispiel ...

• beim Kundenimport über die Amazon-, Ebay- und Webshop-Schnittstellen
• beim Importassistent der Interessentenverwaltung
   

In all diesen Fällen sorgt orgaMAX dafür, dass redundante Datenbestände von Anfang an ausgeschlossen sind.

So legen Sie die Prüfkriterien fest

Anhand welcher Datenfelder die Software nach möglichen Doppeleinträgen sucht, legen Sie unter „Stammdaten > Einstellungen“ fest. Dort bestimmen Sie im Abschnitt „Stammdaten-Dubletten“, welche Felder berücksichtigt werden sollen. Mögliche Prüfkriterien sind:

• Nachname / Firma,
• Vorname,
• Straße,
• Postleitzahl,
• Ort und / oder
• E-Mail-Adresse:
  
  

Eine Mehrfach-Feldauswahl ist möglich und unter Umständen sinnvoll. Per Mausklick auf die Schaltfläche „OK F11“ sichern Sie die Vorgaben der Dubletten-Prüfung.

Bitte beachten Sie: Je mehr Merkmale Sie vorgeben, desto größer ist die Gefahr, dass Dubletten durchs Raster fallen. Als besonders trennscharfe Kriterien bietet sich die E-Mailadresse in Verbindung mit den Feldern „Nachname/Firma“ und „Ort“ an.

Warnhinweis der „Stammdaten-Dublettenprüfung“

Wenn orgaMAX beim Erfassen von Interessenten-, Kunden- oder Lieferantendaten Werte erkennt, die in den Stammdaten bereits enthalten sind, erscheint ein Hinweisfenster:

Wichtig: Selbstverständlich stellt nicht jeder Hinweis gleich eine Fehlermeldung dar:

• Soll trotz übereinstimmender Feldinhalte ein zusätzlicher Datensatz angelegt werden, beantworten Sie die Frage „Möchten Sie dennoch speichern?“ per Mausklick auf die Schaltfläche „Ja F11“
• Handelt es sich tatsächlich um eine Dublette, klicken Sie auf „Nein F12“ und verwerfen so den neuen Datensatz. Am besten überprüfen Sie anschließend den vorhandenen Datensatz. Falls erforderlich aktualisieren Sie ihn bei der Gelegenheit.
  
  

Zusatztipp: Falls Sie unsicher sind, öffnen Sie den bereits vorhandenen Datensatz per Doppelklick auf den betreffenden Eintrag. Daraufhin öffnet sich der Datensatz im Nur-Lese-Modus.