Abos – Wiederkehrende Rechnungen automatisch verschicken


Der manuelle Versand von wiederkehrenden Rechnungen gehört mit orgaMAX Online der Vergangenheit an. Sind die betreffenden Intervalle einmal eingestellt, werden die entsprechenden Rechnungen automatisch verschickt.


Wiederkehrende Rechnungen zeitsparend bearbeiten

Regelmäßige Aufträge, Dienstleistungen oder Warenverkäufe mit immer gleichen Rechnungsbeträgen sind gut fürs Geschäft. Schließlich führen Sie zu vorhersehbaren Einnahmen. Die Rechnungsstellung erfolgt in diesen Fällen meist zu einem fest definierten Stichtag. Das bedeutet, dass Monat für Monat dieselben Rechnungen geschrieben werden. Und genau das lässt sich mittels einer Abo-Rechnungsfunktion maßgeblich vereinfachen. Denn: Bleiben Rechnungsempfänger und Betrag immer identisch, müssen im Prinzip jeweils nur Rechnungsnummer und -datum geändert werden. Dies manuell zu erledigen kostet Zeit. orgaMAX Online hingegen nimmt Ihnen diese Arbeit ab.


Intervalle einstellen, Automatisierung starten

Um eine neue Abo-Rechnung zu erstellen, klicken Sie im Bereich „Verkauf“ auf den Punkt „Abos“. In der sich öffnenden Abo-Rechnungsmaske können Sie im Anschluss mit nur wenigen Klicks alle erforderlichen Daten angeben: Die erstmalige Ausführung, den Wiederholungs-Intervall sowie die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers.

Auch die Betreff-Zeile sowie einen individuellen E-Mail-Text können Sie bei Bedarf hinterlegen. Alternativ können Sie auch die vorgefüllten Textbausteine verwenden.

Im Anschluss müssen Sie nur noch die erste Rechnung für den jeweiligen Vorgang und Kunden erstellen. Dies findet in gewohnter Weise direkt in der Druckansicht statt, sodass Sie direkt sehen, wie das Rechnungsdokument bei Ihrem Kunden ankommt. Auch individuelle Anmerkungen zu der jeweiligen Abo-Rechnung können Sie direkt in der Eingabemaske hinterlegen. Diese sind nur für Ihren Gebrauch bestimmt und werden nicht auf der Rechnung angezeigt.

Haben Sie alle Daten hinterlegt und die Rechnung erstellt, müssen Sie nur noch auf „Speichern“ und „Abo starten“ klicken – und orgaMAX Online erledigt den regelmäßigen Versand zum jeweiligen Stichtag automatisch für Sie!


Alle Abos immer im Blick

Damit Sie immer den perfekten Überblick über all Ihre Abos haben, gibt Ihnen orgaMAX Online eine praktische Übersicht. Welche Daten Sie sich hier anzeigen lassen – zum Beispiel den aktuellen Status, den Abo-Start, die nächste Ausführung, den jeweiligen Intervall, die Rechnungssumme etc. – können Sie ganz bequem über das Einstellungs-Rädchen am rechten Spaltenrand selbst bestimmen. So haben Sie immer genau die Daten im Blick, die Sie auch wirklich benötigen.

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