Kunden- und Artikelpflege in der
Datenbank von orgamax Onlinebüro


Eine gute und zentral verwaltete Stammdatenbasis ist ein Grundstein für schnelle und effiziente Büroarbeit. Schließlich kostet es viel Zeit, bei jedem neuen Vorgang alle relevanten Daten mühsam zusammenzusuchen oder sie aus einer Word- oder Excel-Liste herauskopieren zu müssen. Wer hingegen mit einem Klick die gewünschte Kundenadresse zu einem Vorgang hinzufügen kann, spart wertvolle Zeit. Das wird besonders dann deutlich, wenn beispielsweise gleich ein ganzes Dutzend Angebote oder Rechnungen geschrieben werden muss.


Verständliche Verwaltung Ihres Kundenstamms

Mit orgamax Onlinebüro haben Sie ein leistungsstarkes Tool in Sachen Stammdatenverwaltung zur Hand. Die webbasierte Anwendung unterstützt Sie bei der übersichtlichen Verwaltung und einfachen Pflege Ihrer Stammdaten, zu denen zum Beispiel Ihre Kunden zählen. Einmal angelegt, können Sie in jedem Vorgang ganz bequem auf Ihre bereits hinterlegten Daten zugreifen. Um einen neuen Kunden anzulegen, klicken Sie in der Kundenverwaltung auf den „Neu“-Button. In der Maske, die sich dann öffnet, können Sie dann ganz einfach die Felder mit den individuellen Daten Ihres jeweiligen Kunden füllen. Dazu gehören:

  • Ansprechpartner,

  • Rechnungsadresse,

  • (eventuell abweichende) Lieferadresse,

  • Kommunikationsdaten und

  • sonstige Konditionen.

Haben Sie die Daten abgespeichert, erscheint Ihr Kunde in der Kundenübersicht. Ab sofort können Sie ihn dann per Mausklick in jeden Vorgang übernehmen.


Anlegen neuer Artikel und Dienstleistungen

Auch das Anlegen von neuen Artikeln gelingt im Handumdrehen. Über den „Neu“-Button gelangen Sie direkt in die Eingabemaske. In dieser können Sie alle wichtigen Informationen zum jeweiligen Artikel eintragen. Dazu gehören unter anderem eine Bezeichnung, die Artikelnummer, und der Preis – differenziert in Einkaufspreis sowie Verkaufspreis brutto und netto. Zusätzlich haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, ein Artikelbild oder Logo hochzuladen. Ist ein neuer Artikel angelegt, finden Sie ihn in der Artikelliste. Auf diese können Sie aus jedem Vorgang zugreifen und so den gewünschten Artikel per Mausklick einfach übernehmen. Gerade bei einer großen Anzahl an Positionen sparen Sie so enorm viel Zeit.


Artikel im Lager

Mit der praktischen Lagerbestandsführung haben Sie immer im Blick, wie viele Ihrer Artikel sich noch im Lager befinden. Dazu müssen Sie lediglich in den Artikeln, die Sie in Ihrem Lager verwalten, die Funktion „Lagerbestandsgeführt“ aktivieren. Ist dies geschehen, haben Sie direkt die Möglichkeit, die jeweilige Menge Ihres aktuellen Lagerbestands einzugeben.

So sehen Sie nicht nur, wie viele Artikel aktuell im Bestand sind, sondern auch, wie viele von diesen reserviert bzw. verfügbar sind. Denn: Wird ein Artikel – oder eben auch mehrere – in einem Auftrag erfasst, setzt orgamax Onlinebüro diese Anzahl automatisch auf „Reserviert“. Die Menge der noch verfügbaren Artikel wird dementsprechend angepasst. Ist der Auftrag abgeschlossen, wird die Lagerbewegung schließlich geschrieben und die Anzahl des Lagerbestands sowie der noch verfügbaren Artikel reduziert.


Kinderleichter Import all Ihrer bisherigen Stammdaten

Sie haben Ihre Kunden und Artikel bereits in einem anderen Tool, zum Beispiel Excel, gepflegt? Dann müssen Sie diese natürlich nicht erneut manuell in die Anwendung einpflegen, wenn Sie mit orgamax Onlinebüro arbeiten wollen. Laden Sie sich einfach die jeweilige Datenexport-Vorlage aus dem Programm herunter und Sie können Ihre Stammdaten ganz bequem einfügen. Anschließend müssen Sie die Daten nur in das vorgesehene Feld im Datenimport kopieren und auf „Importieren“ klicken. Nach dem Import können Sie Ihre Stammdaten sofort für jegliche Vorgänge verwenden.


Integrierte Datenbank und intelligente Suche

In der integrierten Datenbank erhalten Sie einen perfekten Überblick über all Ihre Stammdaten. Die Darstellung der Listen und Spalten können Sie dabei ganz nach Ihren persönlichen Bedürfnissen anpassen und sortieren. Und wenn die Suche einmal besonders schnell gehen soll, ist die praktische Suchfunktion zur Stelle. Sie findet blitzschnell Ihren eingegebenen Suchbegriff. Egal, in welcher Spalte dieser sich befindet! Sie sehen also: Das Stammdatenmanagement muss gar nicht schwierig sein!

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orgamax Onlinebüro können Sie jederzeit und von überall aus bedienen. Damit das Erstellen einer Rechnung oder eines Angebots auch von unterwegs genauso intuitiv und einfach funktioniert wie am Rechner zu Hause, haben wir neben der Browserversion auch native Apps für Ihr Smartphone entwickelt:


WIR SIND DAS TEAM

Ihr Erfolg ist unsere Mission

Aktuell sind wir über 70 Kollegen, die daran arbeiten, den Arbeitsalltag unserer Kunden zu vereinfachen. 


Weitere Funktionen in orgamax Onlinebüro

 

Rechnungen schreiben

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Angebote schreiben

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