Rechnung schreibenWas Sie zur Rechnungsstellung wissen sollten

Jedes Unternehmen, welches eine Lieferung oder Dienstleistung gegenüber anderen Unternehmen oder juristischen Personen erbringt, muss eine Rechnung schreiben. Diese Regel betrifft Freiberufler, Gründer, Kleinunternehmer, KMUs und große Unternehmen im gleichen Maße. Je nach Unternehmung kann die Rechnung inkl. Umsatzsteuer oder umsatzsteuerbefreit ausgestellt werden. Um Fehler zu vermeiden und um Ihre Prozesse in der Buchhaltung so effizient wie möglich zu gestalten, finden Sie hier wichtige Informationen und praktische Tipps.

Pflichtangaben einer Rechnung

Welche Pflichtangaben muss eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten? In unserem Rechnungsentwurf finden Sie den perfekten Überblick über die Pflichtangaben einer Rechnung. Diese sind unter §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) definiert.

1. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers (Unternehmen)
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kunde)
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Ausstellers
4. Lückenlose fortlaufende Rechnungsnummer
5. Rechnungsdatum 6. Art und Anzahl der gelieferten Waren und / oder Dienstleistung
7. Liefer- und / oder Leistungsdatum
8. Eventuell vereinbarte Rabatte
9. Zahlungsziel und Zahlungsbedingungen
10. Nach Rechnungsbetrag aufgeschlüsselte Umsatzsteuerbeträge
11. Netto und Bruttobetrag der Rechnung (Kleinunternehmer unterliegen Sonderregelungen)

Kleinunternehmer-Rechnung

Die sogenannte Kleinunternehmerregelung erspart Gründern und kleinen Unternehmen zusätzlichen Aufwand in der Rechnungsstellung. Dabei werden entsprechende Unternehmer von der Umsatzsteuer befreit und dürfen diese dann auch nicht auf der Rechnung aufführen.

Besonderheiten der Rechnung für Kleinunternehmer

  • Keine Angabe des Umsatzsteuersatzes
  • Keine Unterscheidung in einen Nettobetrag und den auf die Steuer entfallenden Anteil
  • Hinweis auf: "Gemäß § 19 UstG (Kleinunternehmerregelung) ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten."

Neben diesen Punkten gelten jedoch dieselben Pflichtangaben wie oben aufgeführt, wenn Sie die Rechnung erstellen.

Privat Rechnung schreiben – ohne Gewerbe

Auch auf einer Privatrechnung (von einer privaten Rechnung wird gesprochen, wenn es sich um einmalige Verkäufe oder Dienstleistungen handelt) darf wie auch beim Kleingewerbe keine Mehrwertsteuer und damit kein Netto-Betrag genannt werden. Da eine Privatrechnung unter genannten Voraussetzungen auch ohne Gewerbeschein gestellt werden darf, verfügt die Privatperson über keine Steuernummer. Daher kann auch diese auf der Rechnung nicht ausgewiesen werden und muss bei einer Privatrechnung nicht vermerkt sein.

Auch auf jeder Privatrechnung sollte daher nochmals gesondert auf diesen Umstand hingewiesen werden:
“Da es sich bei vorliegender Lieferung / Leistung um eine private Arbeit handelt, entfällt nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) die Berechnung der Umsatzsteuer.”

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Für Rechnungen, bei denen ein Gesamtbetrag von 250 Euro nicht überschritten wird, gelten laut zweitem Bürokratieentlastungsgesetz vereinfachte Regelungen. Bei der 250-Euro-Grenze handelt es sich um den Bruttobetrag – also inklusive Umsatzsteuer / Mehrwertsteuer. Gemäß § 33 UStDV müssen nur nachfolgende Daten aufgeführt werden:

  • Name und Anschrift des „leistenden Unternehmers“ (= Rechnungs-/Quittungsausstellers),
  • Ausstellungsdatum,
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung,
  • Netto-Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie
  • der Steuersatz (oder bei steuerfreien Lieferungen und Leistungen der Grund für die Steuerbefreiung). 

Kumulierte Rechnung

Vor allem im Baugewerbe wird von Auftraggebern immer häufiger eine kumulierte Rechnung, genauer gesagt eine kumulierte Abschlagsrechnung, gefordert. In einer kumulativen Abschlagsrechnung werden bereits bis hin zur Schlussrechnung alle in Rechnung gestellten Teil- bzw. Abschlagsrechnungen mit aufgeführt. Die Summe der Abschlagsrechnung ergibt sich aus der Summe aller Abschlagsrechnungen inkl. der aktuellen Rechnung. Von dieser Rechnungssumme müssen dann wieder die Summen aller bereits berechneten Abschlagsrechnungen abgezogen werden, sodass als Restbetrag wieder die Summe der aktuellen Abschlagsrechnung verbleibt.

Einfache Rechnungsstellung mit orgaMAX

Egal ob „Standard“ Rechnung, Kleinunternehmerrechnung, private Rechnung, Kleinbetragsrechnung oder kumulierte Rechnung: Am einfachsten erstellen Sie eine Rechnung mit dem Rechnungsprogramm orgaMAX. Denn mit orgaMAX und den enthaltenen Rechnungsvorlagen schreiben Sie schnell und einfach Ihre Rechnungen mit allen erforderlichen Pflichtangaben und gesetzlichen Bestimmungen. Da die Rechnungssoftware modular aufgebaut ist und Sie die Daten direkt in der Rechnung bearbeiten, benötigen Sie selbst als Anfänger für den gesamten Vorgang nur wenige Sekunden. Zudem sind alle in der Buchhaltungssoftware erstellten Dokumente finanzamtsicher und schnell wieder auffindbar.

Zahlungen überwachen und Mahnwesen

Prüfen Sie hierfür regelmäßig Ihre Kontoauszüge oder Bankumsätze per Onlinebanking? Ein gutes Rechnungsprogramm kann Sie auch hier durch eine integrierte Onlinebanking Schnittstelle unterstützen und Zahlungseingänge automatisch erkennen.

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Weitere Fragen zum Thema Rechnung schreiben

Wie vergebe ich eine fortlaufende Rechnungsnummer?

Eine fortlaufende Rechnungsnummer trägt zur Identifizierung einer Rechnung bei. Hierfür ist eine ein- oder mehrzeilige Zahlenfolge erforderlich. Die Rechnungsnummer darf nur einmalig vorhanden sein und somit nicht doppelt vergeben werden. Zudem ist auf eine lückenlose Vergabe zu achten. Häufig werden Teile des Datums mit in die Rechnungsnummer eingefügt. Ein gängiges Beispiel für eine korrekte Rechnungsnummer ist 20190001 (Jahreszahl + Kennzeichnung der ersten Rechnung des Jahres).

Welche Fristen sind beim Schreiben von Rechnungen zu beachten?

Beim Schreiben von Rechnungen müssen unterschiedliche Fristen beachtet werden:

Bei der Zahlungsfrist handelt es sich um die von Ihnen angegebene Zahlungsbedingung. In den meisten Branchen beträgt das Zahlungsziel 14 bis 30 Tage für Ihre Kunden. Sollten Sie auf Ihrer Rechnung kein Zahlungsziel vermerken, gilt die gesetzliche Zahlungsfrist laut BGB. Diese besagt, dass eine Rechnung immer sofort fällig ist. Der Gesetzgeber räumt dem Kunden hierbei jedoch ein Zeitfenster von 30 Tagen ein. Erst dann ist Ihr Kunde im Zahlungsverzug.

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht besagt, dass Sie Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen für zehn Jahre elektronisch oder manuell aufbewahren müssen.

Wenn denn die regelmäßige Verjährungsfrist abgelaufen ist, können Sie Ihre Forderungen gegenüber Ihrem Kunden nicht mehr geltend machen. Diese tritt in den meisten Fällen drei Jahre nach dem Anspruchsjahr ein. Der Versand einer Mahnung beeinflusst die Verjährung nicht. Hier hilft nur die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens.

Wann ist eine Rechnung steuerfrei?

Nicht auf jeder Rechnung muss die Umsatzsteuer ausgewiesen werden:

Unternehmen, die im Vorjahr weniger als 17.500 Euro eingenommen haben und voraussichtlich im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro nicht überschreiten, unterliegen der Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG. Auf der Kleinunternehmer-Rechnung stellen diese keine Mehrwertsteuer aus.

Laut §4 UStG unterliegen einige Lieferungen und Leistungen der inländischen Steuerbefreiung. Dazu zählen beispielsweise Nahverkehrsbetriebe oder die Post.

Viele Exporte sind umsatzsteuerbefreit. Hierbei gibt es Unterschiede zwischen Warenlieferungen im EU Ausland und dem sonstigen Ausland. Zudem gibt es Abweichungen zwischen Geschäftskunden und Endverbrauchern.

Grenzüberschreitende Dienstleistungen an Endverbraucher innerhalb der EU sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Hier gilt das Reverse-Charge-Verfahren.

Was ist eine wiederkehrende Rechnung?

Bei einer wiederkehrenden Rechnung wird in regelmäßigen Intervallen eine Rechnung erstellt. Diese enthält i.d.R. eine gleichbleibende Leistung. Bei einem Vertrag enthält der Kunde so beispielsweise pro Monat eine Rechnung als PDF.

Wie storniere ich eine Rechnung?

Es können auch mal Fehler passieren. Sollte eine Rechnung falsch ausgestellt sein, müssen Sie eine Stornorechnung erstellen. Hierdurch wird die eigentliche Rechnung ausgeglichen. Ganz wichtig: Falsch ausgestellte Rechnungen dürfen nicht gelöscht werden!

Was ist eine Gutschrift?

Sollte Ihr Kunde eine Rechnung reklamieren, können Sie als Unternehmen eine Gutschrift über die geschriebene Rechnung erstellen und per E-Mail versenden. Eine Gutschrift ist somit das Gegenteil einer Rechnung. Diese sollte ebenfalls die Pflichtangaben enthalten.

Von der Rechnung zur Mahnung?

Erfahren Sie mehr zu den verschiedenen Mahnstufen, der Fälligkeit von Forderungen und dem Verzug des Schuldners und erhalten Sie konkrete Beispiele unter Mahnung schreiben – Vorlage.