Rechnung schreiben – schnell und einfach erklärt

Eine fortlaufende Rechnungsnummer trägt zur Identifizierung einer Rechnung bei. Hierfür ist eine ein- oder mehrzeilige Zahlenfolge erforderlich. Die Rechnungsnummer darf nur einmalig vorhanden sein und somit nicht doppelt vergeben werden. Zudem ist auf eine lückenlose Vergabe zu achten. Häufig werden Teile des Datums mit in die Rechnungsnummer eingefügt. Ein gängiges Beispiel für eine korrekte Rechnungsnummer ist 20190001 (Jahreszahl + Kennzeichnung der ersten Rechnung des Jahres).

Beim Schreiben von Rechnungen müssen unterschiedliche Fristen beachtet werden:

Bei der Zahlungsfrist handelt es sich um die von Ihnen angegebene Zahlungsbedingung. In den meisten Branchen beträgt das Zahlungsziel 14 bis 30 Tage für Ihre Kunden. Sollten Sie auf Ihrer Rechnung kein Zahlungsziel vermerken, gilt die gesetzliche Zahlungsfrist laut BGB. Diese besagt, dass eine Rechnung immer sofort fällig ist. Der Gesetzgeber räumt dem Kunden hierbei jedoch ein Zeitfenster von 30 Tagen ein. Erst dann ist Ihr Kunde im Zahlungsverzug.

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht besagt, dass Sie Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen für zehn Jahre elektronisch oder manuell aufbewahren müssen.

Wenn denn die regelmäßige Verjährungsfrist abgelaufen ist, können Sie Ihre Forderungen gegenüber Ihrem Kunden nicht mehr geltend machen. Diese tritt in den meisten Fällen drei Jahre nach dem Anspruchsjahr ein. Der Versand einer Mahnung beeinflusst die Verjährung nicht. Hier hilft nur die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens.

Nicht auf jeder Rechnung muss die Umsatzsteuer ausgewiesen werden:

Unternehmen, die im Vorjahr weniger als 22.000 Euro eingenommen haben und voraussichtlich im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro nicht überschreiten, unterliegen der Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG. Auf der Kleinunternehmer-Rechnung stellen diese keine Mehrwertsteuer aus.

Laut §4 UStG unterliegen einige Lieferungen und Leistungen der inländischen Steuerbefreiung. Dazu zählen beispielsweise Nahverkehrsbetriebe oder die Post.

Viele Exporte sind umsatzsteuerbefreit. Hierbei gibt es Unterschiede zwischen Warenlieferungen im EU Ausland und dem sonstigen Ausland. Zudem gibt es Abweichungen zwischen Geschäftskunden und Endverbrauchern.

Grenzüberschreitende Dienstleistungen an Endverbraucher innerhalb der EU sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Hier gilt das Reverse-Charge-Verfahren.

Bei einer wiederkehrenden Rechnung wird in regelmäßigen Intervallen eine Rechnung erstellt. Diese enthält i.d.R. eine gleichbleibende Leistung. Bei einem Vertrag enthält der Kunde so beispielsweise pro Monat eine Rechnung als PDF.

Es können auch mal Fehler passieren. Sollte eine Rechnung falsch ausgestellt sein, müssen Sie eine Stornorechnung erstellen. Hierdurch wird die eigentliche Rechnung ausgeglichen. Ganz wichtig: Falsch ausgestellte Rechnungen dürfen nicht gelöscht werden!

Sollte Ihr Kunde eine Rechnung reklamieren, können Sie als Unternehmen eine Gutschrift über die geschriebene Rechnung erstellen und per E-Mail versenden. Eine Gutschrift ist somit das Gegenteil einer Rechnung. Diese sollte ebenfalls die Pflichtangaben enthalten.