Rechnungserstellung in orgaMAX

Rechnung schreiben – schnell und einfach erklärt

 

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So schreiben Sie Rechnungen für Ihr Unternehmen

Jedes Unternehmen, welches eine Lieferung oder Dienstleistung gegenüber anderen Unternehmen oder juristischen Personen erbringt, muss eine Rechnung schreiben. Diese Regel betrifft Freiberufler, Gründer, Kleinunternehmer, KMUs und große Unternehmen im gleichen Maße. Je nach Unternehmung kann die Rechnung inkl. Umsatzsteuer oder umsatzsteuerbefreit ausgestellt werden. Worauf Sie zu achten haben, klären wir im Folgenden.

Pflichtangaben einer Rechnung

Achten Sie beim Schreiben einer Rechnung auf die gesetzlichen Pflichtangaben, wie z. B. auf eine fortlaufende Rechnungsnummer.

Professionelle Rechnungsvorlage nutzen

Schreiben Sie Ihre Rechnungen mit einer guten Rechnungsvorlage und dem richtigen Rechnungsprogramm und erledigen Sie Ihre Buchhaltung in einem Zug.

Rechnungen GoBD-sicher aufbewahren

Erfüllen Sie die gesetzlichen Bestimmungen der Finanzämter und bewahren Sie Ihre Rechnungen revisionssicher auf.


Pflichtbestandteile einer Rechnung

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten? In unserem Rechnungsentwurf finden Sie den perfekten Überblick über die Pflichtangaben einer Rechnung. Diese sind unter §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) definiert.

  1. Vollständiger Name und Anschrift des
    Rechnungsausstellers (Unternehmen)
  2. Vollständiger Name und Anschrift des
    Leistungsempfängers (Kunde)
  3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Ausstellers
  4. Lückenlose fortlaufende Rechnungsnummer
  5. Rechnungsdatum
  6. Art und Anzahl der gelieferten Waren und / oder Dienstleistung
  7. Liefer- und / oder Leistungsdatum
  8. Eventuell vereinbarte Rabatte
  9. Zahlungsziel und Zahlungsbedingungen
  10. Nach Rechnungsbetrag aufgeschlüsselte Umsatzsteuerbeträge
  11. Netto und Bruttobetrag der Rechnung (Kleinunternehmer
    unterliegen Sonderregelungen)
Alle Module und Funktionen
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Persönliche Beratung bei Fragen
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Professionelle Rechnungsvorlage

Um nicht ständig auf die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen zu achten, bieten Rechnungsprogramme Abhilfe. Mit einer guten Rechnungssoftware und den darin erhaltenen Rechnungsvorlagen, können Sie schnell und einfach professionelle Rechnungen schreiben. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, tragen Sie die Adressdaten und Rechnungsdetails ein und schreiben Sie Ihre Rechnung direkt inkl. Umsatzsteuer oder umsatzsteuerbefreit. Jetzt kann die Rechnung online per E-Mail oder ausgedruckt per Post versendet werden.

orgaMAX verfügt zudem über eine integrierte Buchhaltungssoftware inkl. Mahnwesen und OP-Verwaltung. So erledigen Sie Ihre Buchführung gleich mit. Achtung: Kostenlose Rechnungsvorlagen für Word & Excel bieten keine fortlaufende Rechnungsnummer und können bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen.


Rechnungen GoBD-sicher aufbewahren

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, Ihre Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren. Dies betrifft sowohl ausgestellte als auch erhaltene Rechnungen. Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren kann in Papierform, z. B. mit Rechnungsordnern, als auch elektronisch erfüllt werden. Das Rechnungstool orgaMAX legt automatisch ein Rechnungsarchiv an. So sind Ihre Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen elektronisch erfasst und sicher aufbewahrt.


Zahlungen überwachen und Mahnwesen

Was tun, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird? Wurde eine Rechnung an Ihren Kunden versandt und zugestellt, muss Ihr Kunde diese auch bei erbrachter Leistung begleichen. Die Überwachung des Zahlungseingangs zählt hier zu den wichtigsten Aufgaben. Prüfen Sie hierfür regelmäßig Ihre Kontoauszüge oder Bankumsätze per Onlinebanking. Ein gutes Buchhaltungsprogramm kann Sie auch hier durch eine integrierte Onlinebanking Schnittstelle unterstützen und Zahlungseingänge automatisch erkennen.

Bleibt eine Zahlung doch mal aus, empfiehlt sich der Versand einer Zahlungserinnerung oder Mahnung. Ein mehrstufiges Mahnsystem hilft die Übersicht zu behalten und Ihren Kunden freundlich aber bestimmt auf seine offene Forderung hinzuweisen.


Weitere Fragen zum Thema Rechnung schreiben

Wie vergebe ich eine fortlaufende Rechnungsnummer?

Eine fortlaufende Rechnungsnummer trägt zur Identifizierung einer Rechnung bei. Hierfür ist eine ein- oder mehrzeilige Zahlenfolge erforderlich. Die Rechnungsnummer darf nur einmalig vorhanden sein und somit nicht doppelt vergeben werden. Zudem ist auf eine lückenlose Vergabe zu achten. Häufig werden Teile des Datums mit in die Rechnungsnummer eingefügt. Ein gängiges Beispiel für eine korrekte Rechnungsnummer ist 20190001 (Jahreszahl + Kennzeichnung der ersten Rechnung des Jahres).

Welche Fristen sind beim Schreiben von Rechnungen zu beachten?

Beim Schreiben von Rechnungen müssen unterschiedliche Fristen beachtet werden:

Bei der Zahlungsfrist handelt es sich um die von Ihnen angegebene Zahlungsbedingung. In den meisten Branchen beträgt das Zahlungsziel 14 bis 30 Tage für Ihre Kunden. Sollten Sie auf Ihrer Rechnung kein Zahlungsziel vermerken, gilt die gesetzliche Zahlungsfrist laut BGB. Diese besagt, dass eine Rechnung immer sofort fällig ist. Der Gesetzgeber räumt dem Kunden hierbei jedoch ein Zeitfenster von 30 Tagen ein. Erst dann ist Ihr Kunde im Zahlungsverzug.

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht besagt, dass Sie Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen für zehn Jahre elektronisch oder manuell aufbewahren müssen.

Wenn denn die regelmäßige Verjährungsfrist abgelaufen ist, können Sie Ihre Forderungen gegenüber Ihrem Kunden nicht mehr geltend machen. Diese tritt in den meisten Fällen drei Jahre nach dem Anspruchsjahr ein. Der Versand einer Mahnung beeinflusst die Verjährung nicht. Hier hilft nur die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens.

Wann ist eine Rechnung steuerfrei?

Nicht auf jeder Rechnung muss die Umsatzsteuer ausgewiesen werden:

Unternehmen, die im Vorjahr weniger als 17.500 Euro eingenommen haben und voraussichtlich im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro nicht überschreiten, unterliegen der Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG. Auf der Kleinunternehmer-Rechnung stellen diese keine Mehrwertsteuer aus.

Laut §4 UStG unterliegen einige Lieferungen und Leistungen der inländischen Steuerbefreiung. Dazu zählen beispielsweise Nahverkehrsbetriebe oder die Post.

Viele Exporte sind umsatzsteuerbefreit. Hierbei gibt es Unterschiede zwischen Warenlieferungen im EU Ausland und dem sonstigen Ausland. Zudem gibt es Abweichungen zwischen Geschäftskunden und Endverbrauchern.

Grenzüberschreitende Dienstleistungen an Endverbraucher innerhalb der EU sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Hier gilt das Reverse-Charge-Verfahren.

Was ist eine wiederkehrende Rechnung?

Bei einer wiederkehrenden Rechnung wird in regelmäßigen Intervallen eine Rechnung erstellt. Diese enthält i.d.R. eine gleichbleibende Leistung. Bei einem Vertrag enthält der Kunde so beispielsweise pro Monat eine Rechnung als PDF.

Wie storniere ich eine Rechnung?

Es können auch mal Fehler passieren. Sollte eine Rechnung falsch ausgestellt sein, müssen Sie eine Stornorechnung erstellen. Hierdurch wird die eigentliche Rechnung ausgeglichen. Ganz wichtig: Falsch ausgestellte Rechnungen dürfen nicht gelöscht werden!

Was ist eine Gutschrift?

Sollte Ihr Kunde eine Rechnung reklamieren, können Sie als Unternehmen eine Gutschrift über die geschriebene Rechnung erstellen und per E-Mail versenden. Eine Gutschrift ist somit das Gegenteil einer Rechnung. Diese sollte ebenfalls die Pflichtangaben enthalten.

Von der Rechnung zur Mahnung?

Erfahren Sie mehr zu den verschiedenen Mahnstufen, der Fälligkeit von Forderungen und dem Verzug des Schuldners und erhalten Sie konkrete Beispiele unter Mahnung schreiben – Vorlage.

 

 

Zufriedene KundenDas sagen unsere Kunden über orgaMAX

Patrick Pantze Geschäftsführer von Patrick Pantze Images „Durch orgaMAX haben wir eine gemeinsame Datenbasis und dadurch eine enorme Zeitersparnis in unseren Arbeitsabläufen und unserem Büroalltag.“
Patrick Pantze
Xaver Willebrand Geschäftsführer von IMAscore „Mit orgaMAX ist das ganze Büro in einer Software. Es erlaubt mir einen schnellen Blick auf die Zahlen, um zu wissen, was aktuell wichtig ist.“
Xaver Willebrand
Felix Ferlemann Geschäftsführer von edelundstein „Wir nutzen orgaMAX von Beginn an und sind davon überzeugt, dass es jetzt und in Zukunft genau das Richtige für uns ist.“
Felix Ferlemann
Michael Buschkamp Geschäftsführer von Wrede Nachrichtensysteme „orgaMAX hilft uns dabei, die Logistik zukunftssicher zu gestalten!“
Michael Buschkamp

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