Wie lässt sich der Nummernkreis für Debitoren und Kreditoren unter orgaMAX festlegen?
Inhalt:
- Vergabe der Debitoren- und Kreditorennummer
- Wieso wird plötzlich auf Sammelkonten gebucht
- Personen-Sammelkonten anlegen
- Prüfung der Debitoren- /Kreditorennummern deaktivieren
Gerade für den FiBu-Export / Datev-Export an Ihren Steuerberater ist es wichtig, dass die Kreditoren- und Debitorennummern unter orgaMAX korrekt geführt werden. Dies kann Ihrem Steuerberater später viel Arbeit ersparen.
DATEV sieht einen Standard-Nummernkreis für Debitoren von 10.000 bis 69.999 vor, für Kreditoren von 70.000 bis 99.999. Daher sollte nach Möglichkeit dieser Nummernkreis gewählt werden.
Beim Einrichten eines neuen Mandanten unter orgaMAX ist standardmäßig der Nummernkreis ab 10.000 für die Kunden und der Nummernkreis ab 70.000 für die Lieferanten voreingestellt.
Vergabe der Debitoren- und Kreditorennummer
Über „Stammdaten → Finanzbuchhaltung → Einstellungen Buchhaltung“ bietet orgaMAX die Option zwischen 3 verschiedenen Vergabemöglichkeiten zu wählen.
Manuell:
Die Debitoren- / Kreditorennummern werden manuell vergeben
Automatisch fortlaufend beginnend mit Startwert:
Die Debitoren- / Kreditorennummer wird fortlaufend beginnend mit dem eingestellten Startwert je Kunde / je Lieferant vergeben. Es ist zu empfehlen, den Startwert etwas höher anzusetzen, um einen Bereich für die Sammelkonten zu schaffen.
Gleich Kunden- / Lieferantennummer:
Die Debitorennummer wird gleich der Kundennummer und die Kreditorennummer gleich der Lieferantennummer gesetzt. Dazu ist es erforderlich, dass der Kundennummernkreis valide Debitorennummern und der Lieferantennummernkreis auch valide Kreditorennummern ergibt.
Eine Erhöhung der Sachkontenlänge ist in diesem Fall später nicht möglich!
Wieso werden die Debitoren / Kreditoren / Personenkonten plötzlich auf den Sammelkonten 10.000 und 70.000 gebucht?
Ab der Version 23.01.01.001 führt orgaMAX automatisch eine Validierung durch, dabei wird geprüft, ob die Vergabe der Debitoren und Kreditoren den Vorgaben von Datev entspricht.
Die Länge der Personenkonten ist immer um eine Stelle höher als die Sachkontenlänge.
Wenn Sie zum Beispiel auf 5-stellige Sachkonten erhöhen, arbeiten Sie automatisch mit 6-stelligen Personenkonten.
Die Erhöhung kann auf maximal 8-stellige Sachkonten und analog 9-stellige Personenkonten durchgeführt werden.
Sofern diese Vorgaben nicht erfüllt sind, bucht orgaMAX alle Ausgangsrechnungen auf das Sammelkonto 10.000 und alle Eingangsrechnungen auf das Sammelkonto 70.000.
Im Bereich „Stammdaten → Finanzbuchhaltung → Personen-Sammelkonten“ lassen sich die aktuellen Personenkonten überprüfen:
Wie kann ich die Situation lösen, damit die Debitoren und Kreditoren wieder einzeln gebucht werden?
- Variante 1
Die Prüfung der Personenkonten / Debitoren und Kreditoren lässt sich komplett deaktivieren.
„Stammdaten → Finanzbuchhaltung → Einstellungen Buchhaltung“
- Variante 2
Beispiel:
Die Personenkonten haben eine Länge von 6 Stellen und die Sachkontenlänge liegt bei 4.
Mit Erhöhung der Sachkontenlänge auf 5 würden die Vorgaben von Datev erfüllt.
Solche Anpassungen sollten unter Umständen vorher mit der Finanzbuchhaltung bzw. dem zuständigen Steuerbüro besprochen werden, um unerwartete Ergebnisse zu vermeiden.
Nach Erhöhung der Sachkontenlänge ist es nicht mehr möglich diese wieder zu verkleinern.
Die Länge der Personenkonten wird immer automatisch auf eine zusätzliche Stelle erhöht – es sein denn, die Differenz zwischen der Sachkontenlänge und Länge der Personenkonten war höher als 1 Stelle – in diesem Fall werden die Personenkonten nicht erhöht.
Bei einer Erhöhung werden die zugeordneten Konten in Vorgängen und Zahlungen entsprechend aktualisiert. Beachten Sie dabei, dass dies je nach Datenmenge einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Es sollten auch keine weiteren Benutzer angemeldet sein.
Es wird empfohlen, vorher eine Datensicherung durchzuführen!
Sollte bei Ihnen aus diversen Gründen eine Anpassung der Personenkonten und/oder Sachkonten nicht möglich sein und Sie sind dennoch darauf angewiesen, die Debitoren und Kreditoren einzeln zu buchen, melden Sie sich bitte beim Support.
Wie kann ich eigene Personen-Sammelkonten anlegen?
Wenn Sie Kunden und Lieferanten komplett oder teilweise auf Sammelkonten führen möchten, haben Sie die Möglichkeit diese im Bereich „Stammdaten → Finanzbuchhaltung → Personen-Sammelkonten“ anzulegen.
Im Standard ist bereits das Sammelkonto 10.000 für Kunden / Debitoren und das Sammelkonto 70.000 für Lieferanten / Kreditoren angelegt.
Diese Ansicht zeigt an, ob und welche Debitorennummer als Sammelkonto geführt wird.
Im Bereich „Stammdaten → Finanzbuchhaltung → Kontenplan bearbeiten → Kontenplan ab 2020 → Bearbeiten“ haben Sie die Möglichkeit zu definieren, welche Sammelkonten für Kunden und/oder Lieferanten verwendet werden sollen.
Im Standard sind die Sammelkonten 10.000 und 70.000 definiert:
In den Kundenstammdaten haben Sie auch die Möglichkeit, einzelnen Kunden manuell ein Sammelkonto zuzuweisen. Im folgenden Beispiel haben wir für Kunden aus Dänemark das Sammelkonto 11.000 hinterlegt und wählen dies für einen Kunden aus.
Import von Debitoren- und Kreditorennummern
Falls Sie die Nummern massenweise ändern möchten, ist dies auch über einen Import möglich. Was Sie dafür benötigen, ist lediglich eine Exceldatei mit den beiden Spalten:
Kundennummer & Debitorennummer
oder auch
Lieferantennummer & Kreditorennummer
Erstellen Sie zuerst eine Datensicherung „orgaMAX → Daten sichern …“. Öffnen Sie dann den Datenimport-Assistenten im Menüpunkt „orgaMAX →Daten-Import“ und weisen Sie darin nur diese beiden Felder aus Ihrer Exceldatei zu. So werden alle Kunden beziehungsweise Lieferanten um die neue Debitoren- oder Kreditorennummer aktualisiert.
Eine ausführliche Anleitung zum Daten-Import von Kunden und Lieferanten finden Sie in diesen FAQ:
Hinweis: Die Kunden- und Lieferantennummer kann über den Import nicht aktualisiert werden.