Schnell und unkompliziert
Zahlungserinnerungen erstellen


Es könnte alles so einfach sein. Ihr Kunde hat Ihr Angebot angenommen, Sie haben Ihren Auftrag ordnungsgemäß erfüllt, die Rechnung ist gestellt und wird von Ihrem Kunden umgehend bezahlt. Was in der Theorie toll klingt, klappt im Geschäftsalltag leider nicht immer. Und so bleibt die ein oder andere Rechnung (vorerst) unbezahlt. Hier schafft ein effektives Mahnwesen Abhilfe.


Einfache Verwaltung

Definieren Sie bis zu vier Mahnstufen. Legen Sie die jeweiligen Mahngebühren sowie das Fälligkeitsdatum fest und verwalten Sie die Zahlungserinnerungen in der praktischen Übersicht.

Direkte Status-Anpassung

Gerät ein Kunde in Zahlungsverzug, passt orgamax Onlinebüro den Status der jeweiligen Rechnung gemäß der hinterlegten Kriterien automatisch an.

Automatisches Mahnwesen

Bei Aktivierung des automatischen Mahnversands müssen Sie sich nicht mehr um die Versendung der Zahlungserinnerungen kümmern. Das übernimmt das Tool für Sie.


So können Zahlungsausfälle vermieden werden

Eine ärgerliche Situation für jeden Unternehmer: Werden gleich mehrere Rechnungen von den Kunden nicht bezahlt, kann das im schlimmsten Fall die Liquidität des Unternehmens bedrohen. Erfolgt eine Bezahlung nicht, obwohl die Leistung plangemäß erbracht wurde, sollten Sie Ihre Kunden zeitnah auf die noch offene Rechnung hinweisen. So können Sie verhindern, länger als nötig auf Ihr Geld zu warten.

Ist das in der Rechnung angegebene Zahlungsziel überschritten, ist es an der Zeit, ein Mahnverfahren einzuleiten. Wie so oft ist auch hier die Kunst, den richtigen Ton zu treffen. Schließlich möchten Sie zwar einerseits – verständlicherweise – Ihr Geld erhalten, aber hat auch kein Unternehmer ein großes Interesse daran, seinen Kunden durch unhöfliche Formulierungen zu vergraulen.

Die Gründe dafür, dass ein Kunde in Zahlungsverzug gerät, können schließlich vielfältig sein. Vielleicht hat er ohne schlechte Absichten die Rechnung einfach vergessen oder verlegt, vielleicht hat sich aber auch die Zusendung der Rechnung mit seinem Urlaub überschnitten. Wie dem auch sei – im ersten Schritt sollten Sie Ihren Kunden freundlich an den Ablauf der Zahlungsfrist erinnern. Dafür eignet sich eine der ersten Mahnung vorgeschaltete Zahlungserinnerung.

Zahlungsausfall Übersicht

Effektives Forderungsmanagement

Mit einer Zahlungserinnerung können Sie dem Gedächtnis Ihrer Kunden in vielen Fällen bereits auf die Sprünge helfen. Hilft das nicht und Sie merken, dass Ihr Kunde den ausstehenden Betrag weiterhin nicht zahlt, wird es Zeit für die erste außergerichtliche Mahnung. Damit teilen Sie Ihrem Kunden den offiziellen Zahlungsverzug mit.

Eine gesetzliche Vorgabe in Sachen Form der Mahnung gibt es übrigens nicht, sie kann sogar mündlich ausgesprochen werden. Im Hinblick auf die Beweispflicht des Mahnenden – wenn es hart auf hart kommt und vor Gericht geht – empfiehlt sich jedoch die schriftliche Form. Das Schreiben muss eindeutig als Mahnung erkennbar sein. Weiterhin sollte die Mahnung der Vollständigkeit halber die Absender- und Empfängerdaten, den Forderungsgrund, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer des Vorgangs, das Fälligkeitsdatum, den offenen Rechnungsbetrag sowie Hinweise auf den fehlenden Zahlungseingang und damit einhergehend den Eintritt des Zahlungsverzugs und dessen Folgen – zum Beispiel die Berechnung von Mahngebühren und Verzugszinsen – enthalten.


Behalten Sie den Überblick über offene Zahlungen

Reagiert Ihr Kunde auch auf die erste Mahnung nicht, können Sie noch eine zweite und dritte – letzte Mahnung – schicken. Ist auch die letzte Zahlungsfrist verstrichen, muss über gerichtliche Schritte nachgedacht werden.

Je mehr Kunden Sie im Laufe der Zeit für Ihr Unternehmen gewinnen und je mehr Rechnungen Sie schreiben, desto eher kann es vorkommen, dass Sie mit notwendigen Mahnungen in Kontakt kommen. Deshalb ist es wichtig, immer einen optimalen Überblick über den jeweiligen Status jeder einzelnen Rechnung zu haben.

Mit orgamax Onlinebüro brauchen Sie sich über eine mangelnde Übersicht keine Gedanken mehr machen. Gerät eine Kunde in Zahlungsverzug, wird das vom Tool registriert und der Status der jeweiligen Rechnung angepasst. Doch damit nicht genug, denn auch das Mahnwesen können Sie direkt online verwalten. Bis zu vier Mahnstufen können Sie in orgamax Onlinebüro definieren. Und das ganz nach Ihren individuellen Anforderungen. Denn für jede einzelne Mahnstufe können Sie festlegen, wie viele Tage nach dem Fälligkeitsdatum bzw. der letzten erstellten Mahnung wieder gemahnt werden soll. Darüber hinaus legen Sie in der Eingabemaske ganz einfach fest, wie hoch die jeweiligen Mahngebühren sind. Und weil der Ton bekanntlich die Musik macht, können Sie natürlich auch den jeweiligen Text für Ihre Mahnungen selbst formulieren.

Rechnung und Mahnung Verknüfung

Automatisches Mahnwesen

Natürlich haben Sie aber auch die Möglichkeit, auf bereits vorgefertigte Textbausteine zurückzugreifen oder diese ein wenig abzuwandeln. Sie entscheiden also, was im Einleitungs- und Schlusstext Ihrer Mahnungen stehen soll – und selbst den Text für den E-Mailversand können Sie online ganz einfach hinterlegen. Denn: Wenn Sie das automatische Mahnverfahren aktiviert haben, übernimmt das Tool die Arbeit für Sie! Es versendet die jeweilige Mahnung zum festgelegten Zeitpunkt ganz automatisch per E-Mail. Alternativ können Sie die Mahnung natürlich auch ausdrucken und Ihrem Kunden per Post schicken.

Mit orgamax Onlinebüro müssen Sie keine wertvolle Zeit mehr darauf verwenden, Kunden, die ihre Rechnungen nicht zahlen, im Blick zu behalten. Das übernimmt das Programm für Sie, sodass Sie immer automatisch über alle ausstehenden Zahlungen und den Mahnstatus informiert sind. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern bringt Ihnen auch bares Geld.

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orgamax Onlinebüro können Sie jederzeit und von überall aus bedienen. Damit das Erstellen einer Rechnung oder eines Angebots auch von unterwegs genauso intuitiv und einfach funktioniert wie am Rechner zu Hause, haben wir neben der Browserversion auch native Apps für Ihr Smartphone entwickelt:


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Aktuell sind wir über 70 Kollegen, die daran arbeiten, den Arbeitsalltag unserer Kunden zu vereinfachen. 


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