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Dringende Verbesserungen der Zeiterfassung

orlando1986
Neuling
Themenersteller
Verfasst am: 11.08.2016 [17:34]
Die aktuelle Zeiterfassung ist nicht schlecht, allerdings ist Sie für die Erfassung mehrere Aufwände nicht zu gebrauchen. Die Auswahl aller Optionen dauert sehr lang und eine nachträgliche Erfassung ist zeitaufwändig.

Es wäre super, wenn hier noch ein paar Verbesserungen in die Entwicklung einfließen könnten.



  • Es wäre besser, wenn das Auswahlfeld Thema -> in Tätigkeit und die Textbox Tätigkeit -> in Notizen unbenannt werden würde. Der normale Workflow diverser anderer Zeiterfassungstools ist normalerweise die Auswahl eines 1.Kunden -> 2.Projekt -> 3.Tätigkeit und 4.Notizen sind optional für interne Zwecke oder für Details, welche die Tätigkeit genauer beschreiben.
    Außerdem wäre es gut, wenn man jeder Tätigkeit einen Stundensatz (Artikel) zuordnen könnte. Dies wird auch in allen anderen Zeiterfassungsprogrammen so gemacht.
  • Es sollte die Möglichkeit bestehen, dass man neue Projekte auch direkt im Aufwandsfenster anlegen kann, indem man einfach einen neuen Name für ein Projekt einträgt oder im Dropdown den Vermerk "Projekt hinzufügen ..." findet. Die Projektnummer sollte hier auch auftauchen. Das gleiche gilt für Tätigkeiten. Hier sollte man diese auch direkt anlegen können (s. Screenshot).
  • Man sollte während die Stoppuhr läuft, trotzdem Zugriff auf alle "Mein Büro" Funktionen haben und das die Zeit im Hintergrund läuft. Es kann ja sein, dass man auch Verwaltungsarbeiten in "Mein Büro" als Aufwand erfassen will.
  • Es sollten nur die Projekte des selektierten Kunden angezeigt werden. Dementsprechend sollte man Projekte auch Kunden zuordnen können.
  • Es wäre schön, wenn man Aufwände nachträglich erfasst, dass man im Fenster zwischen Endzeit und Stoppuhr wechseln kann bzw. die Endzeit einfach eingeblendet ist (s. Screenshot). In anderen Systemen heißt das "manuelle Erfassung". Zur Zeit muss man in die Systemeinstellungen und das ist sehr zeitaufwändig.
  • Manuelle Erfassung: Es wäre genial, wenn man einen Aufwand manuell/nachträglich erfasst hat und auf OK oder NEU drückt (s. Screenshot), dass er dann den Aufwand abspeichert, eine neue Aufwandsnummer vergibt, die Textbox (Tätigkeit) leert, die Auswahlbox (Thema) leert und vorallem die Startzeit auf die letzte aufgenommene Endzeit aktualisiert. Man also schnell zeitlich aufeinanderfolgende Aufwände erfassen kann, ohne jedesmal die Zeit eingeben und alle anderen Felder wieder selektieren muss. Nur so ist eine schnelle Zeiterfassung möglich. Zur Zeit ist es noch sehr aufwändig, wenn man mehrere Aufwände z.B. von einem Stundenzettel nachträglich eintragen will.
  • Automatische Erfassung: Wenn man einen Aufwand erfassen will und bei seiner Arbeit unterbrochen wird, dann kann man aktuell zwar die Zeit stoppen, allerdings wird die Zeit mit der selben Startzeit weiter gezählt, wenn man wieder auf "weiter" drückt. Dies führt dazu, dass man bei verschiedenen Projekten und einer nachträglichen, manuellen Zeiterfassung Überschneidungen in seiner Dokumentation hat. Normalerweise müsste er beim Fortsetzen der Aufnahmefunktion mit der Stoppuhr eine neue Startzeit abspeichern bzw. gleich einen neuen Aufwand anlegen. Beginnt man eine Tätigkeit für ein Projekt um 14:00 Uhr und stoppt nach einer Stunde, macht 30 Minuten eine andere Arbeit und setzt dann die Aufnahme fort, dann wird die bisherige Aufnahme einfach weiter gezählt. Wenn man jetzt das andere Projekt um 15:00 Uhr bzw. die Tätigkeit eintragen will, dann hat man eine zeitliche Überschneidung. Eine neue Startzeit oder ein neuer Aufwand wäre deshalb sinnvoll. Die Eintragung von Überschneidungen sollte möglich sein, aber es sollte ein Warnhinweis angezeigt werden!
  • Ganz wichtig: Man sollte die Aufwandsverrechnung/Rechnungserstellung auch nach Projekt erstellen können bzw. die Aufwände selber wählen können.
  • Es sollte die Möglichkeit bestehen, dass man die Aufwandsnummer editieren kann und die Reihenfolge bei der Rechnungsgenerierung festlegen kann bzw. die Aufwände nach Datum sortiert werden. Wenn man aktuell Aufwände nachträglich erfasst, dann haben diese eine höhere Aufwandsnummer, obwohl Sie zeitlich evtl. viel früher angefallen sind. Problem: Bei der Rechnungserstellung erscheinen diese in der der Reihenfolge der Aufwandsnummern und nicht nach Datum. Man muss also händisch die Reihenfolge ändern. Bei großen Abrechnungen und mehreren Zeiterfassungen pro Tag ist das sehr viel Aufwand.
  • Wenn man aus den Aufwänden einen Rechnung generiert, wäre es super, wenn man wählen könnte, ob man die Einzelauflistung aller Aufwände haben will oder ob es als Gesamtaufwand in der Rechnung erscheinen soll. Es wäre schön wenn man dann die Einzelauflistung zusätzlich, optional für den Kunden exportieren kann.
  • Außerdem wäre die Anzeige des verbrauchten/verfügbaren/kalkulierten Budgets oder ein Projektcountdown sinnvoll.
[Dieser Beitrag wurde 2mal bearbeitet, zuletzt am 11.08.2016 um 17:35.]
comimex
Neuling
Verfasst am: 18.08.2016 [20:01]
Hallo,

Einen Zusatz hätte ich noch:

Wir nutzen das System nicht, da es nicht möglich ist, die erfassten Aufwände einem bestehenden Auftrag zuzuordnen.

Weiterhin sollte es möglich sein, benötigtes Material zu erfassen.

Dies müsste dringend nachgeholt werden. Ansonsten Daumen hoch für die Vorschläge.

Viele Grüße, Philip
Ragnar
Neuling
Verfasst am: 12.09.2016 [13:04]
Hallo,
ich bin mit der derzeitigen Zeiterfassung auch nicht ganz zufrieden. Vor allem die von orlando1986 angesprochenen Dinge wären noch verbesserungswürdig. In meiner alten Firma nutzen wir dieses Zeiterfassungssystem: http://www.gecosoft.at/zeiterfassung/
Das hat wirklich sehr gut und wir waren alles sehr zufrieden damit.
Daran könnte man sich ein Beispiel nehmen...

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